背景と概要

これまでは本社執務室内全席において固定席での運用をしていたが、座席の使用率が半分以下となることも多く、効率的なスペース活用が出来ていないという課題感をお持ちでした。また入居以来、各設置物の仕様やスペースの使用頻度の変動もあり、オフィスに求められる要件や従業員の皆様からの要望も変化していると感じられているようでした。

そこで今回は「①限られたスペースをより効率的に活用できること」「②ワーカーの皆様の働き方によりマッチすること」の2点を軸に、新オフィスのレイアウトをご提案させていただきました。
具体的な施策として、デスクや個人収納等の什器仕様を変更、半数以上の座席でフリーアドレス制を導入し、同時に収納書類の整理を進め不活性スペースを圧縮、圧縮できた空間にはミーティングブースの新設や倉庫の拡張など、よりニーズに沿ったスペースを増やすとともに使用する用途に応じた様々なタイプの座席を設置することで、使用される皆様の満足度を向上させる仕掛けも行うことができました。

従業員の皆様からは、より集中できるようになった、より広くスペースを使えるようになった等のお言葉を頂戴致しました。

調査と分析

上記内容をプランニング及び実施するにあたり、調査すべき内容をお客様と共有、お客様に多大なご協力をいただきつつ、現状の在席率や各エリアの使用率、書庫使用量といった情報を収集しました。収集した情報を分析し、非効率になってしまっている物やスペース、逆に不足している事柄などを洗い出すことで、漠然とした課題を明確にし、解決に向けた方策を具体化することができました。

当初は漠然と「このくらいは減らしてもいいのでは」「こういうスペースが欲しいな」という感覚的であったものを、数値・数量を明確化できたことで、やりたい施策を大胆に実行することができました。
（具体的な内容・施策の詳細をお知りになりたい方はこちら）

成功要因

今回のレイアウト変更プロジェクトが有用な結果へと導いた最も大きな要因は、お客様皆様の多大なご協力にあると考えています。
レイアウト変更工事後のオープン当日、完全な固定席からフリーアドレス制という大きな変化があったにもかかわらず、従業員の皆様がスムーズな執務・作業が開始されていらっしゃった様子を拝見致しました。
プランニング時点から、従業員の皆様からの積極的なご協力と、ご担当者様が皆様のオフィス環境をより良くするために議論/打合せを重ね、メーカーショールームへご足労いただき、日夜ご尽力いただいた結果、ビフォーアフターのギャップから生じるストレスが最小限となったのだと思います。

オフィス環境を変化させ、より有用なものとしていくためには、ご担当者様・実際に使用される従業員の皆様にも様々なご協力を頂き、議論を重ねながら作り上げていく必要がございます。
今後も使用される従業員の皆様がより使いやすく快適だと感じていただけるオフィス環境の実現に向け、お客様の良き伴走者としてその一助を担えるよう日々精進して参ります。