研修・セミナー・社内プロジェクトといった事務局運営業務を
多数の実績をもとに、業務設計と運用・改善でサポートします。
総務アウトソーシングで25年の実績を持つゼロインだからこそ、
事務局運営で発生する幅広い事務業務に対応しています。
目次
事務局運営でこんなお悩み、ありませんか？事務局運営のお悩み、ゼロインにお任せください！事務局アウトソーシング・事務局代行のサポート事例事務局アウトソーシング・事務局代行で対応可能な業務例事務局アウトソーシング・事務局代行のサポート方法事務局アウトソーシング・事務局代行の料金プラン事務局アウトソーシング・事務局代行の導入の流れよくいただくご質問ゼロインは、企業の目標達成を阻害する業務・体制の悩みをコンサルティングとアウトソーシングで解決する、バックオフィスサポート企業です。月30時間程度の定型業務から、数週間～数か月のプロジェクトまで、コア業務への集中を阻害する事務業務のお悩みは、ゼロインにご相談ください。幅広い対応業務、業務内容に応じた柔軟なサポート体制が強みです。
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ゼロインは、研修・セミナー・採用・防災訓練など多様な事務局の運営実績とノウハウがあり、対面・オンライン・ハイブリッド、すべての開催方法に対応しています。事務局運営のプロによるヒアリングを通して、ミスやトラブルが起きやすい箇所を事前に確認し、不測の事態が発生しにくい体制作りを行います。また、円滑なコミュニケーションで、仮にイレギュラーが発生した際にも迅速に対応可能な体制を整えます。事務局業務だけでなく、総務、事務業務全般のサポート経験も豊富なので、さまざまな課題に総合的なサービスを提供します。
事務局にかかる業務は、本番当日だけでなく事前準備から事後対応まで、ゼロインにお任せください。現地立ち合い業務だけでなく、運営形態に合わせて、オンラインやハイブリッドのサポートなど柔軟に対応可能です。煩雑になりがちな社外とのやり取りもゼロインに一括してお任せいただけます。事前準備では当日のスタッフ配置や必要な業務の洗い出しも行い、事後対応では出欠情報やアンケートのとりまとめを行うことも可能です。本番当日前後に発生する細かい業務もゼロインがまとめて巻き取ります。
初めての事務局運営で具体的な内容や進め方が定まっていない業務や、以前も実施して煩雑で大変だった事務局業務も、事務局運営に多数の経験を持つコンサルタントにお任せください。お客様側で、事前の業務整理やマニュアル作成をせずに業務委託を開始できます。ゼロインのコンサルタントが、業務に取り掛かる前にお客様の課題や目的を詳しくお聞きし、業務整理や標準化を通じて業務設計を行います。そして、この業務設計をもとにゼロインがチームで業務を遂行していきます。
ゼロインは、月30時間程度の業務からサポートしています。新たに人を雇用するだけの業務量はないものの、ワークシェアや残業で対応している業務がある場合、ゼロインに委託することでコア業務に集中できるとともに、残業や担当外業務に対応する不満・ストレスの心配がなくなります。研修・セミナー・健康診断・防災訓練・株主総会など、一時的に業務量が増大する事務局運営プロジェクトの際も、新規雇用をすることなく業務遂行可能なリソースを提供します。
中途入社社員に対する各種手続き・業務に関する集合研修。
発注先のメディア制作会社に向けた技術研修の定期開催。
顧客人事向けに採用トレンドを解説するセミナー。
新しく管理職になった社員が対象のマネジメントを学ぶ研修。
総務担当者を対象にした業界トレンドやオフィス防災セミナー。
入社式・内定式、ハロウィン、周年、懇親会などの社内イベント。
制作職を対象に、海外講師を招聘した講演や記事表現の勉強会。
顧客に向けた技術勉強会や業界トレンドを学ぶセミナー。
全国拠点で実施する防災訓練の事務局。全国を行脚して運営。
社員総会や表彰式、交流イベントなどを運営します。会場との調整や必要備品の手配、当日の受付などをイベント運営に熟練したスタッフが対応します。
社内外の参加者を対象としたセミナーを運営します。社内会議室・外部会場での開催に際して、事前の社外受付窓口・出欠確認連絡なども行います。
新人研修やマネジメント研修などで、研修に必要な資料・文具類の準備や会場への持ち込み、当日の会場セッティングから撤収作業まで行います。
会場検索・予約
会場機材の確認
必要機材・什器の手配
レイアウト作成
搬入出申請
看板・案内板の作成
必要物の事前送付
ケータリング・飲みもの
名簿・名札
資料印刷・アッセンブリ
表彰状・トロフィー
運営マニュアル作成
アンケート作成
出欠の事前確認連絡
会場設営
照明・音響オペレーター
受付・クローク・誘導
マイクランナー
議事録作成
アンケート配布・回収
地方出張
出欠情報の取りまとめ
アンケート集計
当日音声文字起こし
記録映像の簡易編集
DM・資料送付
振り返り資料作成
季節の挨拶状や社長交代・移転案内状の印刷・リスト精査・発送を代行します。パンフレットや冊子など定形外の封入発送では最適な発送方法をご提案します。
備品や金券、ケータリングなどさまざまな購入代行・手配を承ります。名入りトロフィーや表彰状、オリジナルノベルティの制作も行っています。
社内イベントや満足度調査などで回収したアンケートの入力・集計作業を代行します。アンケート作成から、印刷・配付・回収・データ化まで対応しています。
窓口業務や電話・郵便、社内問い合わせ対応、各種事務業務など、お客様オフィスに出社して対応が必要な業務は、スタッフが常駐して業務を行います。
遠隔で対応可能な業務は、会社貸与パソコン・VPNなどによるセキュアな環境で業務を行います。常駐とオンラインのハイブリッド対応も可能です。
常駐の必要がない業務の場合でも、「週に数回」や「本番当日だけ」など、業務の発生頻度や内容に応じて、お客様オフィスに訪問して業務を行います。オンラインとのかけ合わせも可能です。
支社や店舗、イベントなど、地方への出張・立ち合いにも対応可能です。採用、研修、防災訓練、職域接種、健康診断などでよくご相談いただきます。
研修事務局・防災訓練事務局・セミナー事務局など、一定の期間にだけ発生する事務局プロジェクトを、そのプロジェクト期間だけ、専用の体制を構築してサポートします。その業務の外注が初めてでも、業務設計からお手伝いしますのでご相談ください。業務の整理・設計をした後で代行するため、お客様の現状や具体的なサポート内容をお伺いしたうえで、お見積りさせていただきます。
都度お見積り
フォーム・電話にてお問い合わせください。メールもしくは電話にてお客様の状況や要望を簡単にお伺いし、併せて詳細をお聞きするヒアリング日時設定をさせていただきます。
〈お客様〉
問い合わせ
〈ゼロイン〉
商談日時設定のご連絡
お客様が外注を希望される業務や、実施目的、現状の課題感をお聞きします。いただいた情報をもとに、必要な体制とお見積りを作成してご提案します。
〈お客様〉
マニュアル・手順書の有無確認
現地対応の必要性確認
〈ゼロイン〉
ヒアリング（業務内容・工数・頻度・手順）
お見積りのご提示
提案内容・お見積りにご納得いただけましたら、契約を締結してプロジェクト開始です。
〈お客様〉
契約締結
〈ゼロイン〉
契約締結
確実に業務を代行できるように、事前にマニュアルや手順書があれば確認させていただきます。ない場合は、お客様へのヒアリングを通して最適な手順と体制を設計し、マニュアル・手順書に落とし込みます。
〈お客様〉
ヒアリング対応
手順書確認
組織体制確認
〈ゼロイン〉
業務内容ヒアリング
手順書作成
組織体制構築
業務整理・業務設計の内容に合意が取れれば、ゼロインのオペレーションスタッフが確実に受託業務を代行していきます。工数・業務量の変化、イレギュラー・トラブル対応履歴などの業務を代行する中での気づきをもとに、改善サイクルを回しながら品質を向上させます。
〈お客様〉
必要に応じてやり取りを行う
〈ゼロイン〉
受託業務代行
リモートでサポート可能な業務であれば、全国どこでも対応いたします。
オフィス等への定期的な訪問が必要であれば、ゼロイン本社（東京都千代田区内幸町）から片道1時間前後のエリアまでが対応範囲です。
地方への出張も対応しておりますが、別途出張費・交通費・宿泊費等が必要になります。
ゼロインは、業務設計と運用・改善を得意としており、対応できる場合があります。たとえば、多くの企業様でワクチン職域接種のプロジェクトをお手伝いしましたが、会場手配や必要備品の準備、社内への広報・問い合わせ対応や当日運営まで、お客様に代わって業務設計を行い、運用しながらオペレーションを改善していくプロセスでサポートしました。
お気兼ねなくご相談ください。ゼロインでは、業務を受託する前に必ず業務整理を行います。ヒアリングや独自サーベイを活用して、お客様が行う業務項目や想定工数を可視化することで、無駄のない体制を構築しています。
半日程度の立ち合い・運営サポートから、定期的な事務業務の代行までサポートすることが可能です。ゼロインは、安定運用をするための体制構築や業務設計が得意なので、月に30時間以上業務が発生している場合には、ゼロインへご依頼いただけると、より効果を感じやすくなります。ぜひ一度ご相談ください。
ご指定も可能ですが、曜日や時間帯の指定がある場合は追加料金がかかります。特にご指定がなければ平日9時～18時の間に対応させていただきます。
複数名が業務を習得し、チームで対応させていただきます。複数名が関わることにより、メンバーの急な体調不良などもフォローできる体制が整っています。
