オフィス移転に伴い発生する総務業務を幅広くサポートするサービスです。
さまざまな企業での移転サポート経験を活かし、移転のサポートを行います。
総務アウトソーシングで25年の実績を持つゼロインだからこそ、
移転後の働きやすさを見据えたオフィスづくりが可能です。
目次
オフィス移転のこんなお悩み、ありませんか？移転で総務に求められる役割・タスクをゼロインが全面サポート移転準備にかかるパワーの推移移転準備はゼロインにお任せくださいゼロインが選ばれる理由サポート方法ゼロインでのサポートパターン例移転に伴い発生する総務業務の対応手段 比較表オフィス移転に伴う総務業務代行の事例インタビューオフィス移転に伴う総務業務代行の事例サービス導入の流れよくいただくご質問このように移転準備の際には様々なお悩みが挙げられます。総務担当者が、多種多様な日常業務を抱えながら慣れない移転準備を両立しようとすると、効率的に業務を行えず、残業や休日出勤を余儀なくされることも少なくありません。実際、移転時の総務タスクはどのようなものがあるのでしょうか。
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総務に求められる役割は、戦略機能、計画機能、施設管理機能、調整機能、業務支援機能、広報機能と多岐にわたります。
経営層、従業員、社外関係者、それぞれのステークホルダーに対して多種多様な役割を担っており、移転を滞りなく完了させるだけでもこれほど多くのタスクが存在しているのです。
また、移転後の効果検証も総務の重要な役割であり、移転が完了したらそこで終わりではありません。計画していた運用がうまくいっているのか、従業員に働きやすい環境を提供できているかを確認しながら、運用を改善していくことが大切です。
総務は日常業務に加えてこれらの業務を行う必要がある為、移転期間中は大きなパワーが必要になります。
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移転準備には12ヶ月ほどの期間を要しますが、常に業務量が多くはなく、移転スケジュールによって繁閑に差があります。移転の12ヶ月前から準備が始まり、移転が近づくにつれて、各所との調整や新旧オフィス両方での作業が増えます。移転1～2ヶ月前から移転説明会や社外業務が発生し、忙しさのピークを迎えますが、引越しが完了した後も1ヶ月程度は新オフィスの使い方について従業員からの問い合わせ対応に追われることも多いです。総務担当者が日常業務に加えて移転業務も行う場合、移転前後2ヶ月程度は忙しさのピークが続き、通常の1.5倍ほどの負荷がかかることが想定されます。
このように、総務は多種多様なタスクを移転スケジュールに合わせてこなす必要があり、担当者が移転準備に慣れていない場合は一層の負荷がかかります。
安定した準備で移転を成功させるためにも、移転総務の知見があり繁閑に合わせたサポートができる、移転総務のアウトソーサーにお任せしてみませんか？
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100社以上の多種多様な企業様でのオフィス運用実績があるゼロインだからこそ、現場での運用を想定しながら業務設計を行えます。専門性が高く、対応に時間のかかる新オフィスの運用設計が可能です。メール室やサービスカウンターなど、新たな総務機能の立ち上げも多数行っておりますので、お客様の新しい働き方に合わせたオフィスづくりを行うことが可能です。
総務業務経験者のスーパーバイザーがスタッフのマネジメントを行います。ゼロインがお客様の要望をくみ取り、タスクに落としながら全体の進捗管理まで行うので、移転準備期間中もお客様はご自身の業務に注力することが可能です。
また、移転前後の1ヶ月間は、引越し準備や新オフィスの使い方など、従業員からの問い合わせが総務に集中し、総務担当者は問い合わせ対応に追われて、あっという間に一日が終わってしまった、ということも少なくありません。ゼロインスタッフが問い合わせ窓口を担い、優先順位を考えながら対応することで、お客様総務の負担を減らしながら、素早く解決することが可能です。
ゼロインは総務アウトソーシング事業に加えて、オフィスデザイン事業を展開しており、家具・什器の選定からオフィス空間の効果的な活用デザインなど、オフィスの専門的な知見があります。その他、従業員エンゲージメントを高めるインターナルコミュニケーション事業も行っており、会社で働く「人と組織」を事業領域に、幅広くサービスを展開しています。ハード面、ソフト面を問わず、働く場面での困りごとを様々な角度から解決することが可能です。
社内問い合わせ対応、各種事務業務など、お客様オフィスに出社して対応が必要な業務は、スタッフが常駐して業務を行います。
遠隔で対応可能な業務は、会社貸与パソコン・VPNなどによるセキュアな環境で業務を行います。常駐とオンラインのハイブリッド対応も可能です。
常駐の必要がない業務の場合でも、「週に数回だけ」など、業務の発生頻度や内容に応じて、お客様オフィスに訪問して業務を行います。オンラインとのかけ合わせも可能です。
新旧オフィスへの出張・立ち合いにも対応可能です。移転準備の状況に合わせて現地サポートを行います。
お客様総務の業務量に応じて柔軟な体制構築が可能です。
お礼状作成などのスポットサポートから、メール室の立ち上げや運営など幅広く対応しています。必要な時に必要な業務だけサポート依頼することが可能です。
一部業務を切り出し、必要な業務だけ部分的に依頼
移転1-2ヶ月前からの移転準備のピーク時のみ依頼
移転プロジェクト総務サービス設計や備品手配など幅広く依頼
移転後も、メール室等の運営や総務業務を依頼
SBSグループ様の統合移転において、移転に伴う総務業務の代行から、新オフィスにおけるサービスカウンター立ち上げやオフィス運用ルール設計・実装サポートまで、設計と実行の両軸で伴走しました。
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移転コンセプトから新オフィスの利用方法を記載した60ページ以上にわたるマニュアルを作成。ゼロインが実際に新オフィスへ出社し、ビル入館方法からシャトルエレベーターの乗り方まで、現地で撮影した写真を交えて詳細に記載。移転当日から従業員がスムーズに業務を開始できるよう、よくお問い合わせでいただく項目をピックアップして掲載。
移転に伴う住所変更、オフィス契約変更等を実施。その他、契約している納品業者様などの委託先との移転日前後の調整を対応。ゼロインが日常の総務業務を運営しながら、移転サポートも同時に対応。
移転タスク表を作成し、6ヶ月間にわたり顧客総務に伴走。サービスカウンター立上げ、挨拶状作成、移転当日の問い合わせ対応など多岐にわたり移転サポートを実施。社員コミュニケーション施策として移転時に社員配布のグッズを作成。ゼロインのコミュニケーションデザイン事業と連携し、企業統合移転のトータルサポートを行った。
百貨店のオフィスビルで物流に対するルールが細かく規定されていた中、ビルと交渉して社内便ルールを構築。また、社食がなかった為、社内コンビニの運営業者選定のサポートも行った。同時並行して新オフィスでの過ごし方が分かる移転マニュアルの作成も実施。
お問い合わせいただきましたら、ゼロイン担当者よりご連絡いたします。移転の状況や社内環境など、お客様の課題感やご要望をヒアリングします。移転のコンセプトや移転で実現したいことなどあれば、ハード面・ソフト面問わずお話しください。
ヒアリング内容をもとにお客様にとって最適なサポート業務を提案します。
詳細にお打ち合わせを重ね、契約へ進みます。サポートスタッフのアサインを行う為、お客様と綿密にスケジュールの調整を行います。
常駐の場合、契約のご担当者様と入館証、PCなど業務開始に必要な備品の調整を行います。お昼のルールなど、常駐するうえで事前にお伺いすべき社内ルールがあればすり合わせを行います。
運営を開始し、無事移転を終えられるよう業務の優先順位をつけながら実行します。ゼロインではスポットでの事務代行から、常駐型の総務アウトソーシングまで幅広くサポートを行っておりますので、移転業務に関わらずお気軽にご相談ください。
現状整理から、行わなければならない業務の洗い出しもサポート可能です。お気軽にお問い合わせください。
はい、可能です。他社様の移転定例会に参加し、情報収集をさせていただいた事例や、お弁当販売などベンダー様との打ち合わせに参加させていただく場合もございます。
はい、可能です。常駐ではなくオンラインのみでサポートしている事例もございます。スポット業務もお気軽にご相談ください。
