Fintech領域のコンサルティングサービスを提供するAtlas Technologies株式会社（アトラス テクノロジーズ）。2022年に東京証券取引所グロース市場への上場を果たし、成長を続けています。
ゼロインはAtlas Technologies株式会社のコーポレート本部において、PCキッティング・在庫管理などの一連の業務を3名体制でお手伝いしています。
入退社や顧客プロジェクトの進捗を契機に発生する上記の業務は、スピード感をもって対応する必要があります。そのため、月に4日程度のオフィス訪問とオンライン対応を組み合わせたハイブリッド型でサポートしています。
アウトソーシング導入の背景や業務安定化に至る道のり、サービス導入の効果について、コーポレート本部 執行役員の高橋みのりさんにお話をうかがいました。
お客様情報
導入の目的・背景
ゼロインのサポート内容
ゼロイン：高橋さんはどのような業務を担当されているのでしょうか。
私はコーポレート本部の責任者を任されています。担当領域はコンプライアンス領域、アドミニストレーション領域、人事領域で、多くの業務をアウトソーシングしています。外部の専門パートナー企業に協力いただきながら、計10数名の体制で業務にあたっています。
現在注力しているのはアフターコロナを踏まえた社員の働きやすさで、出社率にもとづくオフィスの見直しや機器選定が代表的なテーマです。
コロナ禍ではリモート率が８割ほどでしたが、現在は想定出社率を約50％に設定し、霞が関ビルディングのシェアオフィスに本社を移転しました。シェアオフィスは、設備や管理が行き届いていて手がかからないため、無駄が生じず大変快適です。
また、以前はコスト重視で選定していたPCですが、リモートワークで自宅、お客様先、オフィスと持ち歩く機会が増えたことで、軽さや丈夫さ、そしてセキュリティ対策の重要度がより高まりました。そこで、現在は生産性や業務効率と、働きやすさのバランスを重視して選定しています。
コーポレート本部 執行役員の高橋みのりさんゼロイン：そのPCのキッティングが、今回ゼロインに依頼いただいた業務ですね。
私たちのコンサルティングサービスでは、当社社員だけでなく、協力会社の方もプロジェクトに参画していただいています。そうした協力会社の方々にもPCを貸与するのですが、当然、当社が定めた仕様通りのセットアップが必要となります。
作業は、プロジェクトの立ち上げやメンバーの入れ替わりのタイミングでの即時対応が必要で、業務で使用するSaaSアカウントの追加・削除も併せて行います。細かい作業の積み重ねで、意外と時間がかかることが悩みの種でした。
私が入社した頃はコーポレート本部の社員が担当していたのですが、社員は高い専門性を期待されて入社しているので、自分の専門性を発揮できる業務に注力してもらいたいと考え、まずはITヘルプデスクのアウトソーサーに委託しました。
ところが、キッティングを依頼するにあたって、その都度、注文書発行が必要で、運用の煩雑さがネックでした。派遣社員の活用にもチャレンジしましたが、スキルレベルの問題や、休みの場合に私が対応しなければならないなど、安定的な稼働という点で課題がありました。
そこで、フレキシブルに対応してもらえるプロに任せたいと考え、「総務 アウトソーシング」のキーワードで検索したところ目に留まったのがゼロインさんのサービスでした。
プロへの委託に際して重視していたのは、次の内容です。
・キッティングは効率を重視して、オフィスに訪問して対応してほしい
・社員からのアカウント追加・削除の依頼を、毎日チェックして即時対応してほしい
・購買業務の電子契約による注文書送付を行ってほしい
・日々発生する業務依頼や確認を、Slackを活用してコミュニケーションしたい
・社内で使用しているツールや外部ストレージを使って業務対応してほしい
これまで業務委託先の選定では、業務効率やセキュリティの観点で断られることが多くありました。その点、ゼロインさんは幅広い要望にお応えいただけ、当社のニーズにピッタリのサービスを提供してくれています。
ゼロイン：実際に委託業務が始まって、ゼロインにどのような印象をお持ちでしょうか。
ゼロインさんはコミュニケーション能力が高いと感じます。日常の連絡はSlackを使用したテキストが中心ですが、作業で少しでも疑問があると「これはこういうことですか？」と、こちらが答えやすい質問の仕方をしてくれます。何が分からないのか、何に困っているのかをクリアに聞いていただけるので、キャッチボールがしやすいです。
また、ゼロインさんの業務委託に切り替えてから、お任せできることが増えました。手順書が整っていなくても、お話したところから情報を拾って対応いただけることも助かっています。
サービス全体を通じて、クレームのような形で何かしらの改善をお願いしたことは、これまで一切ありません。「こうするともっとよくなりますよ」「これもできますよ」と業務の改善提案もしていただいて、日々運用が良くなっていることを感じます。
業務品質は安定していて安心できるので、おかげ様でオフィスアドミニストレーション関係は非常に落ち着いています。
ゼロイン：安定的な稼働に向けて、複数名で業務遂行を担保するゼロインのチーム体制も委託のポイントでしたよね。
業務担当者がおひとりだと、その人が休むと業務が止まります。そのため、チーム体制で品質を維持して対応いただけるかどうかは非常に重視しました。契約はスーパーバイザー、業務のすり合わせはリーダー、業務主担当はメンバーと、3名体制で担当いただけているので、手厚さと安心感があります。
チーム内では密に情報共有いただいているようで、私がふとメンバーの方にお話しした内容でも、リーダーの方から後日、「先日の件ですが～」と私にフォローが入ることもあります。チームの連携、クライアントへのフィードバックまでしっかりPDCAが回っていて、素晴らしい、見習いたいと常々思っています。
ゼロイン：ゼロインのサポートを導入して、どのような効果・変化がありましたか。
毎週オフィスに来ていただけることで、効率は良くなっています。キッティング業務が中心ですが、定型以外のPC廃棄手続きなども、「訪問のタイミングで一緒にシリアルナンバーの確認作業をやりましょう」といったように、生産性高く対処いただいています。
また、ゼロインさんのタイムリーな対応のおかげで、社内からの依頼に対して「少し待ってほしい」と言わずに済むことも重要な変化です。これまで、「忙しい高橋さんにお願いするのは申し訳ない」と、頼みづらい社員もかなりいたのではないかと思います。
現在は、私以外の実務担当者が対応していることが伝わっているので、気兼ねなくSlackに依頼が入ってきますし、ゼロインさんには最短で処理いただけているので、社員の心理的な面でも良い影響があったと思います。
ゼロイン：これまで活用したアウトソーシングサービスとゼロインの違いは、どのようなところにありますか。
ゼロインさんからは、「ここまでしかやれません」「できません」という言葉を聞いた記憶がありません。私からさまざまな依頼や相談を出しますが、一度しっかり受け止めていただけます。かといって無責任に「なんでもやります」と言うわけでもなく、「高橋さんが実現したいことはどういうことですか」と丁寧に聞きとっていただき、「それであれば、こういう形で実現できます」とご提案いただけています。
発注側の当社としても、業務量を正確に見込んでの依頼はなかなか難しいのですが、委託範囲の中で柔軟に対応いただいていると思います。不安な部分があれば事前にちゃんと相談してくださるので、ストレスを感じることはありません。
ゼロインさんに非常に助けていただいているので、このサービスを止めますと言われたら困ったことになります。ぜひ利益を確保していただいて、長くお付き合いしていただきたいですね。
ゼロイン：今後、ゼロインに新たに相談したい業務はありますか。
私の担当領域の一大イベントに株主総会があります。その中でも、株主のみなさまをお迎えする受付は重要な役割です。現在は1人で担当しているので、そうした業務もお願いできるのかと相談したところ、「もちろんです」と快い笑顔が返ってきて心強さを感じました。来年3月の株主総会では、受付をグレードアップできそうだと期待しています。
リーダーの方はビジネス感覚も非常に鋭く、いずれシェアオフィスから自社オフィスへの移転を検討していることをお伝えした際には、「オフィスデザインや移転実務など、ぜひ提案させてください」とご案内いただきました。コンペにはなりますが、ぜひお声がけしますとお伝えしています。
ゼロイン：最後に、高橋さんが今後取り組んでいきたいテーマをお教えください。
上場企業としてさらなる信頼をいただけるよう、より強固な基盤づくりを目指しています。そのために、法務、総務、情報セキュリティなどを独立部門として成り立たせられるよう、積極的な採用活動に取り組んでいます。
代表の山本は、まずはアジアナンバーワンのコンサルティング企業の実現を掲げており、最終的にはよりグローバルな位置を目指していくと思いますし、コーポレート機能として、そうした展開を見据えながら基盤をつくり、会社の成長とともに走っていくところを意識しています。
2021年1月のキックオフミーティングでは、「100年続く会社の基盤をつくる」と宣言しました。この目標達成に向けて、引き続きゼロインさんにもご協力いただければと期待しています。
担当者の想い
私たちの仕事への取り組み方や、チームでの運営体制をご評価いただけて、とても嬉しく思います。
ゼロインのスポット業務を対応するサービスは、お客様がサポートを必要としている業務量・時間に合わせて、臨機応変に対応するサービスです。お客様が効率良く、生産性高くご自身の業務に注力できるように、定期的に発生する業務などを弊社でお引き受けし、お客様のお困りごとを積極的にサポートすることを意識しております。
お客様からゼロインへ業務をご依頼・ご指示いただく際、その準備にお客様自身の労力がかかってしまうこともあるかと思いますが、アウトソーサーとして、お客様の負担をいかに軽減できるか、という観点が重要だと思っております。
業務の型化・標準化を行うことでお客様の業務関与率を下げ、業務上のメッセージのやり取りを減らす工夫をいたしました。また、チーム内で「情報共有シート」を活用し、小さなことでも報連相を徹底することで、お客様のご状況・ご要望をこまめにキャッチアップできる体制を構築しております。
そうした私たちの取り組みに対して感謝のお言葉をいただくこともあり、それが私たちのさらなる原動力となっています。今後もAtlas Technologies株式会社様が描く未来の実現に向けて、総務パートナーとして伴走して参ります。
