目次
自律型総務とは一般的な総務と自律型総務との違い戦略総務と自律型総務との違い自律型総務で得られるメリット・効果ミスやトラブルが減り、業務品質が上がる組織全体の意識を統一でき、メンバーの自発性が促進される経営や事業の変化に先回りして対応できる組織になる自律型総務が求められている時代背景・理由働き方改革テクノロジーの発展少子高齢化による労働力不足自律型総務を目指した方が良い総務の特徴ミスやトラブルが起きている総務メンバーの離職が相次いでいる目の前の業務に追われているメンバーによって総務組織への認識にずれがある総務発信での戦略的な取り組みが行われていない自律型総務になるためのステップ関係者インタビューの実施現状を可視化する可視化した現状を分析するビジョンを描くビジョンと現状のギャップを埋める定期的に振り返り、状況に応じてステップを繰り返す自律型総務コンサルティングサービスとはバックオフィス業務調査ワークショップの実施サポート計画策定（新体制やアクションプランの提案）自律型総務の立ち上げプロジェクト事例自律型総務の立ち上げプロジェクト！業務可視化とワークショップで作り上げる“ありたい総務”｜三浦電気工事株式会社まとめ近年の急激な社会変化に伴い、企業における総務の役割も進化せざるを得ない状況に置かれています。具体的には、日々のルーチン業務をこなすだけでなく、社内環境の整備やエンゲージメント向上、業務の効率化、コスト削減といった、従業員の活動をサポートする役割を担う必要性が高まっています。
その中で、今注目されている総務の在り方が「自律型総務」です。自律型総務とは、単なる業務遂行を超えて、総務自らビジョンを持ち、事業利益の拡大に貢献する総務組織を指します。
自律型総務を目指すためには、新しい可能性にチャレンジするための時間の余裕を作って現状を把握し、未来に対する戦略を立案することが求められます。また、総務組織としてのビジョンを明確に言語化し、組織全体で共有することも重要です。これにより、総務としての方向性を定め、主体的に行動する体制を整えられます。
「総務構築･変革コンサルティングサービス資料」ダウンロードはこちら
「ゼロイン バックオフィス支援事例集」資料ダウンロードはこちら
一般的な総務は、経営や他部署からの指示を受けて、ルーチン業務や雑多な業務をこなすだけの状態に陥りがちです。時には「雑用係」として見られることも少なくありません。膨大な業務に追われ、「時間がない」状況に陥りがちなため、業務の効率化や従業員の活性化に向けた施策を立案・実行する余裕が持てません。
一方で、自律型総務は「経営の参謀」としての役割を果たします。経営や他部門と共にゴールを設定し、主体的にプロジェクトを推進できます。自律型総務は、業務を単なる指示通りにこなすだけでなく、企業全体の成長に寄与するための戦略的な行動を取ることが求められます。この違いが、通常の総務と自律型総務を分ける大きなポイントです。
「戦略総務」という言葉を耳にしたことがある方も多いのではないでしょうか。戦略総務と自律型総務は、どちらも企業の成長を支える重要な役割を担いますが、アプローチや焦点には違いがあります。
戦略総務は、経営戦略と密接に連動し、企業の長期的な成長を支えるために、戦略的な計画の立案と実行を重視します。経営陣との連携を強化し、プロジェクト管理やリソースの最適化によって、組織の競争力を高め、業務の効率化や職場環境の改善を能動的に提案し、企業の成長を継続的に支援します。
一方で、自律型総務は、総務自らビジョンを持ち、主体的な業務推進を重視します。組織の柔軟性を高め、変化に迅速に対応し、メンバーの自発性を活かして業務の質を向上させることを目指しています。これにより、企業全体の成長に貢献します。
両者は、相互補完的な役割にあります。戦略総務が総務の戦略を確立することで、メンバーの方向性が揃った自律型総務を実現できます。自律型総務が関係者に対する即応性や実行への推進力を持つことで、戦略総務が描く長期的なビジョンの実現をサポートします。このように、自律型総務と戦略総務は、変化と安定のバランスを保ちながら、企業の持続的な成長を実現するための協力関係にあります。
「総務構築･変革コンサルティングサービス資料」ダウンロードはこちら
「ゼロイン バックオフィス支援事例集」資料ダウンロードはこちら
自律型総務で得られるメリット・効果の代表的な3つを紹介します。
自律型総務になることで、総務メンバーが主体的になり、発生したミスやトラブルへの改善意識が強くなります。各メンバーが責任を持って業務改善に取り組むことで、業務品質が向上し、結果として総務部門の社内評価も高まります。業務品質向上は、社内からの信頼獲得につながるだけでなく、会社全体として社会からの信頼獲得にもつながります。
自律型総務の目的は、事業利益拡大への貢献です。総務の目的が明確になることで、メンバーが総務業務に対する意義を自覚し、総務メンバーの従業員エンゲージメントが向上します。その結果、人材の確保と定着につながり、会社にとって長期的な成長の基盤になります。
自律型総務は、組織課題を解決する力を持ち、変化に迅速に対応できる体制を整えます。総務が主体的に市場環境や社内動向を先回りしてキャッチし、経営や事業の状況に合わせて対応することで、組織全体が変化に柔軟に対応できるようになります。これにより、長期的な経営戦略の立案や実行がスムーズになり、組織全体の競争力を高められます。
自律型総務が求められている時代背景や理由を3つ紹介します。
コロナ禍を機に、働き方が急速に変化しています。テレワーク、フレックス制度や時短勤務制度など、多様な働き方が一般化している中で、オフィス環境の変化も必要です。総務は、これらに対応するために変化し、働き方に合わせた柔軟なサポートを提供することが求められます。総務の役割は、従来のルーチン業務や雑多な業務をこなすだけでなく、組織全体の働き方改革をリードするものへと進化しています。
テクノロジーの急速な発展に伴い、企業にはDX（デジタルトランスフォーメーション）推進が求められています。総務は、最新の情報を積極的にキャッチし、業務プロセスをデジタル化する役割を担います。主体的に動ける自律型総務でなければ、テクノロジーを活用した効率的な組織運営ができず、企業全体の競争力停滞につながります。
少子高齢化による労働力不足の深刻化が進むこれからの時代には、自律型総務の役割が重要です。自律型総務は、職場環境の整備や業務の効率化を通じて、限られた人材の生産性を最大化します。これにより、労働力不足の影響を最小限に抑え、組織の持続的な成長を支えます。
総務部門が現在直面している課題によって、自律型総務への移行が特に効果的なケースがあります。以下に、自律型総務を目指すべき総務部門の特徴を詳しく解説します。みなさんの総務組織が、これらの特徴に当てはまらないか確認してみてください。
業務プロセスの不透明さやコミュニケーション不足により、ミスやトラブルが頻発している総務部門は、自律型総務への移行が有効です。自律型総務では、各メンバーが業務の目的や全体像を理解し、責任を持って取り組むことで、ミスやトラブルの発生を未然に防げます。また、ミスやトラブルが発生した際も、主体的に解決策を考え、実行できるようになります。
メンバー間の関係性が良くない、チームでの協働意識が欠如している、挑戦する風土がない、メンバーのキャリアビジョンに沿った業務配分がされていないなど、組織の問題により離職者が相次いでいる場合、自律型総務への転換が有効です。自律型総務では、メンバーが主体的に意見を出し合い、お互いを尊重する文化を育むことで、職場環境が改善され、離職率の低下につながります。
日々の業務に追われ、長期的な視点や改善の余地を見出せない状況は、自律型総務を目指すべき明確なサインです。自律型総務では、業務の効率化や優先順位の見直しを通じて時間の余裕を作り出し、戦略立案や改善活動に時間を割くことができます。これにより、業務品質が向上し、総務部門全体の価値が高まります。
メンバーの事業理解が不足している、バックオフィスが事業利益拡大に貢献する組織であるという認識が欠けている場合、自律型総務への移行が効果的です。自律型総務では、組織の役割と目的を明確にし、メンバー全員が共有することで、総務の価値と貢献を理解し、より戦略的な視点で業務に取り組めます。
他部門との連携が不足している、最新技術や他社の取り組みなどの情報収集・共有ができていないなど、総務部門から戦略的な取り組みが発信されていない場合、自律型総務を目指すことが重要です。自律型総務では、積極的に他部門と連携し、外部の情報を取り入れることで、組織全体の改善に貢献する提案ができるようになります。
これらの特徴が見られる総務部門は、自律型総務への転換によって、組織の課題を解決し、より価値のある存在へと進化することができるでしょう。
自律型総務を目指すためには、体系的なアプローチが必要です。以下の6つのステップで、総務部門は自律的に機能し、企業全体の成長に貢献できる組織へと変革できます。
まず、総務関係者へのインタビューを実施します。総務が部署外からどのような役割・機能を期待されているのか、総務メンバーは何を課題に感じているのか、組織に期待していることは何なのかを、ヒアリングを通じて整理していきます。
続いて、総務部門の現状を正確に把握します。具体的には、業務の洗い出しを行い、目的に沿って業務を分類・整理することで、各業務に対して、工数、難易度やリモート対応可否などの性質を付け、誰がどの業務にどれくらいの時間を割いているかを明確にします。この可視化により、業務の全体像が明らかになります。
次に、収集した情報を分析します。等級別・個人別の工数、工数が大きい業務、業務ごとの担当者分布、属人化業務とその割合などを把握します。この分析により、属人化のリスク、退職者発生時のリスク、業務差配の適切さなどが明らかになります。
定性課題も含めた分析結果をもとに、総務部門のビジョンを言語化します。メンバーに主体性を持ってもらうためには、一緒にビジョンを構築する過程が不可欠です。これにより、組織全体が同じ方向を向いて進むことができます。
ビジョンと現状のギャップを特定し、それを埋めるための具体的な打ち手を検討します。現状、課題、ビジョンを踏まえ、総合的な解決策を導き出します。そして、具体的な施策をスケジュールに落とし込み、ビジョンを実現するためのロードマップを策定し、計画を実行に移します。
定期的に進捗を振り返り、必要に応じてステップを繰り返します。環境の変化や新たな課題に対応するため、柔軟に計画を見直し、継続的な改善を図ることが自律型総務の本質です。
これらのステップを通じて、総務部門は自律的に機能し、企業全体の成長に貢献できる組織へと進化していきます。
自律型総務コンサルティングサービスは、総務部門が目指すビジョンを明確にし、その実現に向けた計画策定と実行に伴走するサービスです。このサービスは、総務が組織全体の成長を支えるための重要なステップをサポートします。具体的には以下の3つのサービスを組織状況に合わせて提供します。
バックオフィス業務調査とは、組織の現状を定量的に可視化するサービスです。業務一覧、業務工数、業務難易度、業務範囲、属人化割合、アウトソーシング可否を定量的に可視化することで、組織を強化するための課題を抽出します。これにより、現状を正確に把握し、適切で効果的な施策を実行する基盤を作ります。
また、下記ワークショップを実施する場合は、組織長・総務メンバーへのインタビューを実施し、定性課題も調査します。
組織メンバーでのワークショップを通じて、どのような会社・組織を作りたいか、自由に意見を交わし、ビジョンを整理、言語化します。これにより、新たな施策の考案がしやすくなり、組織メンバーが共通認識を持つことで、周囲の巻き込みが容易になります。また、課題解決において施策の実施判断に迷った際には、ビジョンに立ち返ることが可能となります。
最後に、バックオフィス業務調査とワークショップで得た情報をもとに、具体的な計画策定を行います。新しい組織体制案（業務分掌）やアクションプランを設計し、組織改革を進めるための最適な方法をご提案します。これにより、組織メンバーが自発的にビジョンと現状とのギャップを埋めていくための基盤を構築し、持続的な組織成長を実現します。
社名：三浦電気工事株式会社
業種：電気工事
設立：1939年8月
従業員数：約50名
福島県いわき市に本社を置く三浦電気工事株式会社は、1939年の創業以来、「安心、信頼、実績」を大切にしながら電気工事事業を行っています。
業務分掌が曖昧で非効率な組織体制に課題を感じていた三浦電気工事株式会社様は、業務実態に応じた最適な組織への再編および社員の自発性をより高める組織文化にシフトしたいとゼロインにご相談いただきました。
そこでゼロインは、業務可視化・分析、業務整理・体制構築支援、自律型組織づくりのワークショップ、業務マニュアル作成を通じて、総務部の立ち上げと、新体制での運用開始に向けた実行支援をお手伝いしました。
三浦電気工事株式会社様における自律型総務立ち上げプロジェクト事例詳細はこちら
「ゼロイン バックオフィス支援事例集」資料ダウンロードはこちら
自律型総務を目指すことは、企業における総務部門の役割を再定義し、組織全体の成長を支える重要なステップです。少子高齢化や働き方改革、テクノロジーの進化などの時代背景を踏まえ、自律型総務であることが求められています。自律型総務を作り上げるには、まずビジョンを共有し、社員がチャレンジできる風土の醸成が必要です。そして、組織を変革するための粘り強さや継続力が欠かせません。
また、自律型総務は作って終わりではなく、自律型総務であり続けることが重要です。そのために、まずは自分たちの業務や役割を常に明確にし、組織全体で共有することがポイントです。次に、役職や等級、担当業務に関係なく、「自分たちは何のための組織なのか」を定期的に共有し、対話を続けることが求められます。最後に、チャレンジし続けられる風土を作ることが、組織全体の活力を維持するカギとなります。これらの取り組みを通じて、組織を持続的に成長させるための自律型総務であり続けることを目指しましょう。
