現在、リスキリングの重要性が高まっており、企業は多くの研修機会を社員に提供しています。しかし、研修の効果を高めるためには、研修のカリキュラムやコンテンツを考えるだけでは充分ではありません。研修当日の運営や事前準備、事後対応など、研修事務局が適切に業務を遂行することで、研修運営がスムーズに進み、受講者は研修に集中することができます。
本記事では、研修やセミナーの事務局運営を数多く行っているゼロインが、研修事務局の役割や代表的な業務、アウトソーシングする際のメリットや料金体系について解説します。研修業務の負荷を減らしたい方や、研修効果の最大化を考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。
目次
研修事務局の役割研修事務局が対応する業務事前準備当日運営事後対応研修事務局はアウトソーシング可能！研修事務局アウトソーシングの事例事前準備と当日業務で研修事務局をスポットサポート｜ニッセイ情報テクノロジー株式会社研修事務局をアウトソーシングするメリット担当者の負担を軽減できる企画やコンテンツ作成に集中できる研修事務局アウトソーシングの料金時間単位研修単位まとめ研修事務局の役割は、研修における一般的な事務作業や手続きを行い、研修全体の進行をサポートすることです。具体的な業務内容は組織体制や研修の種類によって異なりますが、共通する役割は、研修のスムーズな運営を支援することです。
研修は当日のコンテンツが良くても、事前の準備や当日の運営、事後対応がしっかりとできていなければ、効果を得ることができないどころか、当日に運営上のミスやトラブルが多発してしまいます。特に研修当日は、参加者からの問い合わせや、遅刻者・欠席者対応など、想定外のトラブルが発生しやすく、事前準備や臨機応変な対応が欠かせません。そのため、研修事務局が適切な役割を果たすことで、受講者・講師が研修に集中できる環境作りが可能になります。
研修事務局は、当日運営だけでなく、事前準備や事後対応など、さまざまな業務を行う必要があります。ここでは、研修事務局が対応する代表的な業務を紹介します。
研修事務局の業務を自社のリソースだけでミスやトラブルなく、すべて行うのは難しいことです。そこで活用をおすすめしたいのが、研修事務局アウトソーシングです。研修事務局アウトソーシングを活用することで、「研修の事前事後も含めた雑多な事務業務に追われる担当社員の負担軽減」「効果の高い研修内容の企画やコンテンツ作成への集中」が可能になります。
社名：ニッセイ情報テクノロジー株式会社
業種：保険、金融、医療、介護に関するITシステムサービス
設立：1999年7月
従業員数：2,535名
日本生命グループのIT戦略会社として 1999年に設立されたニッセイ情報テクノロジー株式会社。「保険・共済」「年金」「ヘルスケア」といった社会保障領域のマーケットに対して、質の高いITサービスやコンサルティングを提供しています。
ゼロインは、ニッセイ情報テクノロジー株式会社内で日本生命グループ全体のIT人材やDX推進人材の育成を担う「NISSAY ITアカデミー」において、研修事務局業務を事前準備から当日対応まで一貫してサポートしています。
ニッセイ情報テクノロジー株式会様における研修事務局アウトソーシング事例詳細はこちら
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研修事務局をアウトソーシングすることで得られるメリットを紹介します。アウトソーシングを検討する際の参考にしてください。
研修事務局をアウトソーシングすることで、社内の担当者の負担を軽減できます。これまでは、事前準備から事後対応まで発生していた細々とした事務業務や、研修当日に朝から夜まで発生していた運営業務を担当者が実施する必要が無くなり、身体的・心理的な負担が軽減します。
研修事務局をアウトソーシングすることで、企画やコンテンツ作成といった研修における戦略業務に集中できます。事務業務にリソースを取られ、企画やコンテンツ作成に充分な時間を割けていない担当者の方は少なくありません。戦略業務に集中できる環境を整えることで、受講者にとってもより効果が期待できる研修にすることができます。
研修事務局をアウトソーシングする際は、アウトソーシング会社によって料金体系が異なります。ここでは代表的な2つの料金体系を紹介します。
アウトソーシングする業務にかかる時間単位で計算する料金体系です。たとえば、50時間分の業務をアウトソーシングする場合には、50時間×1時間当たりの料金で、合計金額が算出されます。アウトソーシングする業務の業務時間をアウトソーシング会社とすり合わせる必要はありますが、依頼時間を柔軟に調節することができます。
アウトソーシングする研修単位で計算する料金体系です。たとえば、5研修をアウトソーシングする場合には、5研修×研修当たりの料金で、合計金額が算出されます。アウトソーシング会社によって、1研修当たりの対応料金がパッケージとして決まっているため、細かな業務時間の算出や、パッケージ料金以上の料金が発生しません。
研修の重要性が益々高まっている昨今ですが、効果的な研修を数多く実施するためには、研修事務局が業務を適切に遂行していくことが重要です。
研修事務局サポートは、アウトソーシング会社によって、対応可能な業務内容や料金体系がさまざまです。そのため、研修事務局をアウトソーシングする際は、自社に合ったサポートをしてくれるかどうかをしっかりと確認してから依頼しましょう。
ゼロインは、多くの研修事務局サポート経験があるだけでなく、創業以来25年以上をかけてさまざまな企業で培った、豊富な事務・総務業務のサポート経験があります。柔軟な業務対応範囲とホスピタリティの高さ、委託範囲を明確化するための業務整理や、業務設計力が強みです。研修事務局業務に関するお困りごとがあれば、まずはご相談ください。
