業務改善を行うことで、工数を減らしたい、業務を誰にとっても分かりやすいものにしたい、と考えている方は多いのではないでしょうか。しかし、具体的にどのような業務改善があるのかイメージできていない方もいらっしゃるかと思います。
本記事では、総務を中心にバックオフィス業務のアウトソーシング、コンサルティングサービスを25年以上提供しているゼロインが、業務改善のアイデア事例を40個紹介します。会社や組織で業務改善を推進していきたい方、業務改善のアイデアを知りたい方は、ぜひ参考にしてみてください。
「ゼロイン バックオフィス支援事例集」資料ダウンロードはこちら
「5分でわかるゼロインアウトソーシング」サービス資料ダウンロードはこちら
目次
業務改善とは業務改善のアイデア事例見直し・変更アイデア事例自動化・システム導入アイデア事例整理・管理アイデア事例新規コンテンツ作成アイデア事例その他アイデア事例業務改善を成功させるためのポイント業務改善を成功させるためのポイント1：優先順位をつける業務改善を成功させるためのポイント2：得たい効果を明確にしておく業務改善を成功させるためのポイント3：効果検証を行う業務改善に必要な5つのステップ業務改善に必要なステップ1：業務の把握業務改善に必要なステップ2：課題の洗い出しと整理業務改善に必要なステップ3：改善計画の策定業務改善に必要なステップ4：改善の実施業務改善に必要なステップ5：改善の効果検証業務改善に関するお悩みならゼロインにお任せまとめ業務改善とは、業務における、フロー、目的、方法、体制などを見直し、改善していくことを指します。具体的には、3Mと呼ばれる「ムリ、ムダ、ムラ」を見つけ、それらの解消に向けて改善を行っていきます。業務改善を行うことで、コストの削減、業務の効率化、労働環境の改善など、多様なメリットが生まれ、会社や組織全体にとってプラスの効果を生み出します。
「ゼロイン バックオフィス支援事例集」資料ダウンロードはこちら
「5分でわかるゼロインアウトソーシング」サービス資料ダウンロードはこちら
ここからは、ゼロインが実際に行ってきた業務改善のアイデア事例を紹介します。業務改善と聞いても、具体的なイメージが湧かない方は、こちらの事例を参考にしてみてください。
業務改善はポイントを意識しながら行わないと、狙っていた効果やメリットを得られることはできません。ここでは業務改善を成功させるために必要な3つのポイントを紹介します。
日頃行っている業務というのは、想像よりもかなり多くの数があるものです。また、アイデア事例を見ていただいたことでも分かるように、改善の種は小さなものから大きなものまで、さまざまあります。そのため、業務改善に取り組む際には、事前に優先順位をつけておかなければ、なにから手をつければ良いのか分からなくなってしまいます。得られる効果が大きそうな業務や、毎日必ず行う必要がある業務など、改善を行うにあたり、基準を設けて優先順位をつけておくようにしましょう。
改善することばかりに意識が向いてしまうと、その業務を改善することでどのような効果を得たいのかが不明確になってしまい、効果が得られないことも珍しくありません。そのような事態を避けるために、業務改善を行う際には、このような効果が得たいからこの改善を行う、といったように事前に得たい効果を明確にしておきましょう。得たい効果を定めておくことで、初めて意味のある業務改善になります。
業務改善を行なったが、やりっぱなしで終わっているというのは、よくあることです。せっかく行った業務改善が、組織や担当メンバーに狙った効果をもたらしているのか、きちんと検証してみましょう。業務工数を減らすことが目的だったのなら、改善前後の工数を計算したり、業務を簡潔にすることが目的だったのなら、担当メンバーへのヒアリングやアンケートを行うことでどのような変化があったのか調査してみましょう。業務改善においては、効果検証までがセットだと、頭に入れておくことが重要です。
業務改善は、やみくもに進めるよりも、ある程度決まったステップに沿って進めることで、よりスムーズに効果的に行うことができます。ここでは、業務改善の5つのステップについて紹介しているので、初めて業務改善を行う方や、過去に自己流で業務改善を行ったけれどうまく進められなかった方は参考にしてみてください。
まずは、業務の洗い出しを行い、現在行っている業務を把握する必要があります。どのような業務を行っているのか把握しておかなければ、改善を行うべき業務も分かりません。また、ルーチン業務を改めて洗い出してみることで、「この業務のフローも改善しておきたいんだった」、「この業務を行うのが大変だった」といった気づきを得ることがあるので、業務を把握するために一度洗い出しを行ってみましょう。
現在行っている業務を把握することができたら、それらの業務における課題の洗い出しと整理を行いましょう。数多くの業務がある上で、それぞれの業務に課題が複数あることも珍しくないので、課題に感じていることを洗い出して整理しておくことが重要です。課題を整理しておくことで、改善の優先順位付けにも役立たせることができます。
業務の把握と課題の整理ができたら、改善計画の策定を行いましょう。改善の優先順位を立てながら、スケジュールや体制、具体的なアクションプランをどのように行うかを決めていきます。事前に計画を立てておくことで進捗管理もしやすくなり、組織内のメンバーにも改善に向けた取組の周知がしやすくなります。
改善計画まで策定できたら、いよいよ改善のための施策を実行していきましょう。新たな業務フローや外部ツールを取り入れたり、体制を変更したりと、一言で「業務改善」と言っても、改善のアプローチはさまざまあります。改善計画で立てておいたスケジュールに基づき、進めていきましょう。
改善を実施した後は、その効果を定量的、定性的に評価し、修正点や追加の改善点を洗い出しましょう。多くの場合、業務改善が一度切りで終わることはなく、PDCAを回していくことが業務改善でも求められます。効果検証のためには、改善を実施した業務に関わっているメンバー全員にフィードバックをもらうようにしましょう。
以上のステップを順に進めることで、効果的な業務改善を実現することができます。業務改善には継続的な取り組みが必要であり、改善の取組を進めるための組織文化や仕組みを整えることも重要です。
「ゼロイン バックオフィス支援事例集」資料ダウンロードはこちら
「5分でわかるゼロインアウトソーシング」サービス資料ダウンロードはこちら
業務改善のアイデア事例や、業務改善を行う際のポイントについて紹介してきましたが、日頃行っている業務の改善点に気づき、実際に改善を行っていくのは、とても難しいことです。また、社内のリソースだけで、日頃の業務を行いながら改善も同時に行っていくには、大きなパワーがかかります。そこでおすすめしたいのが、外部サービスの活用です。ゼロインでは、総務などのバックオフィスにおける業務改善を行うためのコンサルティングサービスや、社員がコア業務に集中するためのアウトソーシングサービスを提供しています。業務改善がうまくいかなかった場合や、社内で業務改善を行うにはハードルが高いと感じている場合には、是非ゼロインにご相談ください。
「ゼロイン バックオフィス支援事例集」資料ダウンロードはこちら
「5分でわかるゼロインアウトソーシング」サービス資料ダウンロードはこちら
業務改善は、コストの削減、業務の効率化、労働環境の改善など、会社や組織において大きなメリットをもたらします。しかし、業務改善を行うことの重要性は分かっていたとしても、実際に行う際にはどのようなアイデアがあるのかイメージが難しいものです。本記事では、ゼロインが実際に行ってきた事例をもとに、業務改善のアイデアを紹介しました。
ゼロインは、創業以来25年以上をかけてさまざまな企業で培った、総務を中心とする豊富なバックオフィス業務のサポート経験があります。豊富な経験やノウハウに基づき、業務改善をサポートすることも可能なので、業務改善に関するお困りごとがあれば、まずはご相談ください。
「ゼロイン バックオフィス支援事例集」資料ダウンロードはこちら
「5分でわかるゼロインアウトソーシング」サービス資料ダウンロードはこちら
業務改善に関するお問い合わせはこちら
