普段行っている業務を可視化することで得られるメリットにはどのようなことがあるのでしょうか。また、業務を可視化するためにはどのような手順で行うと良いのでしょうか。
本記事では、総務を中心にバックオフィス業務のアウトソーシング、コンサルティングサービスを25年以上提供しているゼロインが、業務可視化を行うメリット、可視化を行う際の手順やポイントについて解説します。社内において、業務可視化を推進しようとお考えの方は、ぜひ参考にしてみてください。
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目次
業務可視化とは業務可視化を行うメリット業務可視化を行うメリット1：課題や改善点が明確になり、共通認識を持てる業務可視化を行うメリット2：業務の全体像を把握でき、役割を整理できる業務可視化を行うメリット3：属人化の解消につながる業務可視化の手順業務可視化の手順1：業務の洗い出し業務可視化の手順2：手順書を作成し、業務の流れを可視化業務可視化の手順3：手順書と可視化した業務の共有業務可視化のポイント業務可視化のポイント1：細かい業務も洗い出して可視化する業務可視化のポイント2：進捗状況を管理し、社員に共有する業務可視化のポイント3：業務のマニュアル化を行う業務可視化を行うならゼロインにお任せゼロインがサポートした業務可視化の事例個人と組織の力の最大化に向けた業務可視化プロジェクト | 三ッ輪ホールディングス株式会社まとめ業務可視化とは、社内での業務を、誰がいつどこでどのように行っているのかを目で見える状態にすることです。社内には数多くの業務があるので、業務プロセスや進捗状況が謎に包まれている業務も珍しくありません。そのような業務の可視化を行うことで、現状の業務プロセスにおける課題や改善点が見えるようになったり、1名の担当者に業務が依存してしまう「属人化」を防ぐことができるようになったりします。業務可視化を行うことで、思わぬ課題やリスクが見つかることもあるので、積極的に業務可視化に取り組みましょう。
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業務可視化についての概要は分かっていただけたと思いますが、それでは、業務可視化を行うことによるメリットにはどのようなことがあるのでしょうか。ここでは、業務可視化を行うことにより得られる代表的な3つのメリットを紹介します。
業務可視化を行うメリットの1つ目は、課題や改善点が明確になり、共通認識を持てることです。業務可視化をすることで、各業務のどの部分に課題や改善点があるのかが明確になります。そのため、可視化することで発覚した課題や改善点について、組織全体として共通の認識を持つことも可能になります。共通の認識を持つことで、課題解決に向けての意見交換や議論といった組織的な取組も活発になります。
業務可視化を行うメリットの2つ目は、業務の全体像を把握でき、役割を整理できることです。可視化するには、業務フローを見つめ直し、業務の全体像を把握することが必要になります。そのため、可視化することが、自然と業務の全体像を把握することにつながり、各業務がどこの部署やどの担当者に属しているのかが整理されます。役割が整理されることにより、業務の実行範囲や責任範囲が明確になり、業務の重複や抜け漏れを防ぐこともできるようになります。
業務可視化を行うメリットの3つ目は、属人化の解消につながることです。ある業務が特定の担当者に依存しており、他のメンバーでは業務を遂行できない状態のことを、業務の属人化と呼び、組織で業務を遂行していく中では、避けるべき状態の1つです。可視化を行うことで、どのメンバーでも業務を遂行できるようになり、担当者の急な不在時への対応など、属人化によって発生していた課題やリスクも解消できるようになります。
続いて、業務可視化の手順について紹介します。ここでは大枠の手順を紹介しているので、業務可視化を行う際の第一歩として、参考にしてみてください。
業務可視化をするには、まず、業務の洗い出しを行います。洗い出しでは、現在行っている業務をすべて挙げていき、それぞれの業務を種別ごとに整理していきます。ここで重要なのは、細かい業務も見落とさずにすべて洗い出していくことです。業務の洗い出しを行うことで、まずは自分たちがどのような業務を日々行っているのかが目で見て分かるようになります。また、洗い出しを行うことで、それぞれの業務どうしの関係性も見えてきます。
業務の洗い出しができたら、次に業務の手順書を作成し、業務の流れを可視化します。手順書とは、業務フローや業務のやり方をまとめ、業務におけるステップを1つひとつ明確にしたものです。手順書を作成することで、業務の流れが可視化され、該当の業務がどのように進んでいるのか、今は流れのどこで止まっているかが、一目で分かるようになります。また、手順書には、フローだけでなく、担当者や他の業務との関連性も記載しておくことで、手順書を活用する幅が広がります。
業務の手順書が作成できたら、可視化した業務と、業務の手順書を社内へ共有しましょう。手順書を作成するのみでメンバーへの共有を行わないと、手順書に従うことなく業務を行うメンバーや、可視化され手順書が作成されたことを知らないメンバーも出てきてしまいます。そこで、可視化のメリットを最大限享受するためにも、可視化した業務を担当するメンバーへ、共有やアナウンスを欠かさずに行いましょう。
業務可視化を行うにあたり、気を付けておくべきポイントがいくつかあります。ここでは、そんな業務可視化を行う際のポイントについて紹介します。
業務可視化の1つ目のポイントは、細かい業務も洗い出して可視化することです。可視化を行う際には、担当者が多く、目立ちやすい業務にばかり目が行きがちです。しかしながら、細かな業務こそ、これまで可視化されることなく、属人化しているといったケースはよくあることです。担当者が1名しかいない場合でも、細かな業務にも目を向けて可視化を行うようにしましょう。
業務可視化の2つ目のポイントは、進捗状況を管理し、社員に共有することです。業務可視化を進める際には、進捗状況を適切に管理することで、業務可視化プロジェクトの進捗や達成度を把握することができます。また、それらの進捗状況を社員にも共有しておくことで、今はどの業務の可視化が行われているのか、自身が行っている業務の可視化はいつ行われるのかが分かるようになり、心理的な不安を軽減することができます。さらに、メンバーへの定期的な共有や報告を行うことで、業務可視化の効果や目的に対する理解を深めてもらうことができます。
業務可視化の3つ目のポイントは、業務のマニュアル化を行うことです。手順書を作成することで、とりあえず可視化することはできていますが、より詳細に可視化を行う際には、マニュアルを作成することが有効です。マニュアルには、手順だけでなく、誰がいつどこで行うかといった情報、業務を行う理由や背景を記載しておきます。
業務可視化を行うメリットや手順について紹介してきましたが、社内のリソースだけで普段の業務と並行して業務可視化の取組も行うのは、とてもパワーがかかることです。そこでおすすめしたいのが、外部サービスの活用です。ゼロインでは、総務業務の可視化を行うためのコンサルティングサービスや、社員がコア業務に集中するためのアウトソーシングサービスを提供しています。業務可視化がうまくいかなかった場合や、社内で業務可視化を行うにはハードルが高いと感じている場合には、是非ゼロインにご相談ください。
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社名：三ッ輪ホールディングス株式会社
業種：グループ経営管理
設立：2019年10月 ※1940年創業の三ッ輪産業株式会社とグループ会社のホールディングスカンパニー
従業員数：600名
1940年に練炭製造・石油販売の事業者として三ッ輪産業株式会社を創業し、現在はLPガスや電力などのエネルギー供給・販売事業を主軸としている三ッ輪ホールディングス株式会社。「新しい価値を創造しつづけること」を使命とし、時代に合わせて扱う商材やサービスを変えながら事業を拡大しています。
ゼロインは現在、三ッ輪ホールディングス株式会社の総務人事統括部において、さらなる会社拡大を見据えたバックオフィスの組織づくりを目的に、業務可視化とマニュアル作成 、組織コンサルティングを行っています。
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業務可視化とは、社内での業務を、誰がいつどこでどのように行っているのかを目で見える状態にすることです。業務可視化によって、課題や改善点が明確になることで共通認識を持てたり、業務の全体像が把握できることで役割を整理できたり、属人化の解消につながったりと、組織に大きなメリットをもたらします。しかしながら、適切な方法を知らずに業務可視化を行おうとしても、うまく進まないことも多いため、適切な手順に従って進めていくことや、ポイントを意識しておくことが重要になります。
ゼロインは、創業以来25年以上をかけてさまざまな企業で培った、総務を中心とする豊富なバックオフィス業務のサポート経験があります。豊富な経験やノウハウに基づき、業務可視化をサポートすることも可能なので、業務可視化に関するお困りごとがあれば、まずはご相談ください。
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