「縁の下の力持ち」や「裏方部署」と思われることが多い総務ですが、総務は業務の範囲が広く、求められるスキルや能力も多いため、総務に悩みや課題を抱えている会社は少なくありません。そのため、最近では総務を外注している企業も増えています。
本記事では、総務アウトソーシング・総務コンサルティングサービスを25年以上行っているゼロインが、総務を外注する際のポイントや流れ、メリット・デメリットについて解説します。総務を外注しようと考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。
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目次
総務の役割総務で外注できる業務総務で外注できる業務1：窓口業務総務で外注できる業務2：巡回業務総務で外注できる業務3：事務業務総務を外注する際の流れとは総務を外注する際の流れ1：外注を検討する業務の整理総務を外注する際の流れ2：外注先企業の決定総務を外注する際の流れ3：運用準備総務を外注する際の流れ4：運用開始総務を外注するメリット総務を外注するメリット1：コア業務に集中できる総務を外注するメリット2：コストを削減できる総務を外注するメリット3：業務品質を向上させられる総務を外注するデメリット総務を外注するデメリット1：自社にノウハウを蓄積できなくなる総務を外注するデメリット2：ブラックボックス化の恐れがある総務を外注するデメリット3：情報漏洩のリスクがある総務を外注する際のポイント総務を外注する際のポイント1：会社の経営方針やスタンスにフィットしそうか総務を外注する際のポイント2：依頼したい業務に対応しているか総務を外注する際のポイント3：信頼できる実績があるか総務を外注する際のポイント4：セキュリティ対策への取組が適切かゼロインのサポート事例分社化による総務の立ち上げ・安定化と、総務カウンター運営｜キオクシア株式会社オフィス統合移転における総務業務代行と新オフィス運用設計サポート｜SBSグループグローバルの組織再編に伴う委託先の見直し｜BASFジャパン株式会社総務を外注するならゼロインにお任せまとめ総務の役割は、企業活動を円滑に行えるように、さまざまな業務を通じて部署や社員をサポートすることです。総務の名の通り、企業活動における業務を「総じて務める」役割を持つため、業務範囲が広い分、その役割や仕事内容は分かりにくいと言われがちです。また、人事、経理、労務、法務など、ほかの専門的な機能をもつ管理部門の役割を兼務することも多いのが総務です。
企業運営に欠かせない環境を整えることも総務の仕事の一つであり、会社で働く社員一人ひとりが働きやすい環境を整備することも総務の仕事に該当します。また、事務業務や社員とのコミュニケーションを通じて職場環境の改善を行うだけでなく、経営の意思決定をサポートするために必要な情報収集や分析なども行います。
最近では、テレワークの普及、働き方の多様化などの影響から、経営資源をどのように効率的に、生産性高く活用するかを進めていく「攻め」の総務業務への注目も集まっています。
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総務にはさまざまな業務があります。ここでは、総務の外注で依頼できる代表的な業務を紹介します。
総務はどのような流れで外注するのでしょうか。ここでは、一般的な外注の流れについて4段階に分けて解説します。
総務業務の中で、外注する業務を整理します。業務の洗い出しを行い、それぞれの業務の内容やプロセスを把握します。そして、各業務に対して、重要度や優先度、効率性などを評価し、どの業務がコア業務であり、どの業務を外注の対象とするかを明確にします。
信頼性、実績、専門知識、価格、提供されるサービスなどの選定基準を評価し、複数の候補を比較検討します。検討後、選定基準に最適な外注先企業を選定します。
総務の外注を進めるにあたり、業務設計や事前準備などのすり合わせを外注先企業と一緒に行います。運用準備をおろそかにすると、運用開始後に、ミス・トラブルやパートナーとの認識の齟齬が生じやすいので、注意が必要です。
運用準備をもとに、業務の外注を開始します。運用を行っていく中で、業務の代行だけでなく、運営体制や業務内容について定期的に協議し、改善サイクルを回しながら品質を向上させます。
総務を外注することで得られるメリットについて解説します。
総務は大きく分けると、「日常業務」「管理業務」「戦略業務」の3つに分類することができます。
日常業務：ルーチン化・標準化され、手順を教えることで誰でも遂行できる業務
管理業務：一定の経験や知識が求められるが、一定のルールをもとに判断できる業務
戦略業務：多様な経験や深い知識が求められ、正解がない中で役職者の決裁や意思決定が必要な業務
この3つの業務のうち、日常業務と管理業務を指すノンコア業務を外注することで、自社人材が企業成長を推進する戦略業務（コア業務）に集中できるようになります。
業務を外注することで、採用や教育にかかるコスト、管理・監督のためのマネジメントコストを抑えることができます。
基本的に、業務を外注する際は、雇用契約ではなく業務委託契約が結ばれます。つまり、自社で従業員を雇用する際に通常発生する費用は、外注先企業が負担することになります。給与は当然のこと、社会保険料や福利厚生費も不要のため、業務を外注することで固定費を大幅に削減できます。
また直接雇用する場合、退職や休職が発生すると、その都度、補充が必要になりますが、外注であれば外注先企業が代替リソースをすぐに提供してくれます。
多くの場合、自社で人を雇用するよりも、業務を外注する方がトータルコストでは安くなるはずです。
総務をサポートしている企業は、多くの企業にサービスを提供しているため、さまざまな総務業務に関するノウハウをもっています。蓄積されたノウハウをもとに、受託業務を見直し、業務整理や業務改善を行うことで、効率的かつ効果的に業務をこなします。
サポート企業の中には、単純に業務を代行するだけではなく、スペシャリストが業務改善や体制構築のレクチャーまで行うサービスもあり、業務について多様な角度から見直すこともできます。この点は、自社内のみでの運用では得られないメリットです。業務を外注することで、業務品質を向上させましょう。
次に、総務を外注することで生じる可能性があるデメリットについて解説します。
総務をすべて外注していると、自社にノウハウが蓄積されない恐れがあります。将来的に社内での内製化を想定している業務の場合、外注先にすべて任せていると、その業務について経験値のある人員が自社で育ちません。この変化の激しい時代、外注先企業の倒産や事業からの撤退リスクもあります。
ブラックボックス化とは、業務プロセスを知っている人が特定の人に限定され、いわゆる属人化を引き起こしている状態です。ブラックボックス化に陥ってしまうと、業務がどのように行われているのか把握できなくなります。問題なく業務が遂行されていれば良いのですが、トラブルが起きたときに対処法がわからなかったり、トラブルが解消されるまでに時間がかかったりする恐れがあります。
企業の信頼失墜や、それに伴う損害賠償等の損失など、情報漏洩によって生じる周囲への影響は計り知れません。外注先企業側では、基本的に情報漏洩防止ルールを設定していますが、その基準は企業によりけりです。総務の外注を検討する際には、委託する業務や、取り扱う情報を精査し、アクセス権限の設定や、外注先企業の管理体制を把握するようにしましょう。
世の中には、総務のサポートサービスを提供している企業が複数あります。そのため、総務を外注する際には基準にするべきポイントがいくつかあります。ここでは総務の外注を成功させるためのポイントについて解説します。
外注先企業の選定時には、依頼したい業務に対応しているか、問題なく運用してくれるか、といった実務の話ばかりに注意が向きがちです。しかし、経営においても大きな役割を果たす総務の外注では、会社の方針やスタンスとの相性を考えることも重要です。一緒に方針やビジョンを共有しながら成長していける外注先企業に依頼しましょう。
総務には、さまざまな業務があります。サポートしてくれる業務の範囲は、企業によって異なります。そのため、外注したいと考えている業務に対応している外注先企業を選びましょう。また、総務が担当する業務は、ピンポイントでの業務ばかりではなく、複数の役割をまたぐ業務も数多くあるため、依頼したい業務をまとめて任せることができる外注先企業を選定することがおすすめです。
過去の実績は非常に大切なポイントです。請け負ってきた実績が多いということは、多数の企業が信頼してその企業に外注している証明になるので安心できます。数多くの案件を経験してきた企業だからこそ、豊富なノウハウにもとづくサービス品質を期待できます。
また、具体的な活用事例も確認しておくことが大切です。サービスを実際に利用した顧客の話やプロジェクト内容から、その企業が信用できるか、パートナーとしてどうか、などが判断できます。
総務では、機密情報を扱う業務が数多くあります。そのため、外注先企業のセキュリティ対策を事前に確認しておくことが欠かせません。情報漏洩を防止するためにどのような対策を行っているのか、機密情報にアクセスする端末やネットワークの管理はどのように行っているのか、必ず事前に確認しておきましょう。プライバシーマークを取得しているかどうかも判断基準の一つとして、確認事項に入れておくと良いでしょう。
実際にゼロインが提供したサポート事例の一部を紹介します。
フラッシュメモリとSSDのリーディングカンパニーであるキオクシア株式会社。株式会社東芝からメモリ事業の分社化（東芝メモリ株式会社）、東芝グループからの独立、社名変更を経て現在に至ります。
ゼロインは現在、キオクシア株式会社の人事総務部において、総務カウンター業務と採用業務を計8名体制でお手伝いしています。
分社化・独立によりキオクシア独自の総務機能の立ち上げが急務となった2017年10月からサポートを開始し、総務組織の立ち上げ、本社オフィス移転、総務カウンターの立ち上げと、業務整理・標準化と実行の両軸で伴走しながらサポート範囲を拡大してきました。
キオクシア株式会様における総務アウトソーシング事例詳細はこちら
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EC物流、輸配送、倉庫、流通加工など、顧客のあらゆる物流ニーズに応える、総合物流企業のSBSホールディングス株式会社。2003年の上場以来、国内大手企業の元物流子会社を中心に30社以上のM&Aを行いながら、物流業界の中で大きな成長を遂げています。
こうした会社の規模拡大を受けて、2022年3月には本社とグループ会社16社の計1,500人が一か所に集結する「統合移転」を行いました。
ゼロインはこの統合移転において、移転に伴う総務業務の代行から、新オフィスにおけるサービスカウンター立ち上げやオフィス運用ルール設計・実装サポートまで、設計と実行の両軸で伴走しました。
SBSホールディングス株式会社様における総務アウトソーシング事例詳細はこちら
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ドイツに本社を置く総合化学企業のBASFジャパン株式会社。「We create chemistry for a sustainable future（持続可能な将来のために、私たちは化学でいい関係をつくります）」を企業目的（パーパス）とし、自動車、建設、医薬品・医療機器、電機・電子、包装材、パーソナルケア・ホームケア、農業・食品など、ほぼすべての産業に化学製品とソリューションを提供しています。
ゼロインは現在、BASFジャパン株式会社のリアルエステート部において、メール室業務やオフィス管理業務、社員の問い合わせ対応を行う通称「FM（ファシリティマネジメント）ポイント」の運用を計3名体制でお手伝いしています。
このFMポイントは、以前は別のアウトソーシング企業が受託していました。しかし、グローバルの組織再編によりFMポイントを含めた ファシリティマネジメント業務・体制の見直しが行われ、2022年5月にゼロインが前の委託先から引き継ぐ形でサポートを開始しました。
BASFジャパン株式会社様における総務アウトソーシング事例詳細はこちら
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総務は、会社運営に欠かせない業務を幅広く担当する全社組織です。未来を見据えた戦略的な施策に取り組む「攻め」の役割と、社員が戦略業務や企画業務に注力できる環境を維持・継続する「守り」の役割を持ち、経営と現場をつなぎながら、ビジョンの実現に向けた推進役を担います。
しかし、日常的に発生する作業やトラブル対応に追われ、戦略的な業務に手がつけられない企業や、退職・採用の繰り返しで人手不足が常態化する企業も少なくありません。また、効率性を求めた結果、属人的になり、業務の全体像や適切な体制が見えないブラックボックス化に頭を悩ませる企業も数多く見てきました。
ゼロインは、「ありたい姿」をお客様とともに描き、その実現に向けた業務設計・体制構築、そして実行支援までの伴走を強みとした総務BPO・コンサルティング企業です。お客様の目的に寄り添いながら、総務における専門性不足・リソース不足の問題を解消することで、「攻め」と「守り」を両立する戦略的な総務への変革・改善を実現しています。
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総務を外注することは、業務効率化や生産性向上に有効な手段です。総務には多くの役割が求められていることに加えて、煩雑な業務や部門を横断する業務も多くあります。そのため、ノンコア業務をまとめて外注することで、社内の人員がコア業務に集中することができます。
ゼロインは、創業以来25年以上をかけてさまざまな企業で培った、豊富な総務業務のサポート経験があります。柔軟な業務対応範囲とホスピタリティの高さ、委託範囲を明確化するための業務整理や、業務設計力が強みです。総務業務に関するお困りごとがあれば、まずはご相談ください。
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