庶務とはどんな仕事？事務・総務との違いや求められるスキルについて解説

庶務とは、部署内において事務作業全般を行う仕事や役割のことを指し、「一般事務」とも言われます。企業の各部署に配属され、電話・来客対応、書類作成、データ入力、伝票整理、備品管理など、業務内容は多岐に渡ります。会社の売上に直接関わることは少ないため、目立ちにくい仕事ではありますが、組織の円滑な運営や、社員の業務効率向上には、庶務の役割が欠かせません。

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庶務の業務は、多岐に渡り、さまざまな業務があります。ここでは、庶務の中でも代表的な業務について紹介します。

社内外からかかってくる電話に対応します。かかってきた電話の用件を伺い、自社の担当者へ取り次ぐことも庶務の仕事です。担当者が不在の場合は、折り返し電話をする必要があるかどうか確認を行ったり、伝言したりすることもあります。電話は相手の顔が見えない中で、コミュニケーションを行うため、適切なビジネスマナーが重視されます。また、社外との窓口の役割を果たすため、会社全体の印象を決める重要な業務です。

顧客・取引先相手・他部署の社員が訪ねて来た際に対応することも庶務の仕事です。用件や担当者を伺い、応接室や会議室へと案内し、飲み物や茶菓子を出します。社外の人と対面で接するため、あいさつやお茶出しの方法など、接客マナーを身につけておく必要があります。対応の仕方によって、会社の印象に影響を与えることもあるため、丁寧な対応を心がけることが重要です。

社外や別の拠点へ郵便物を発送する業務も庶務の仕事です。発送の際は、配送業者に集荷依頼をしたり、自分で配送業者へと赴いたりして、発送の手続きを行います。発送業務だけでなく、梱包作業や、切手・伝票・送り状の管理も庶務の仕事です。また、部署宛てに届いた郵便物を受け取って、仕分けを行い、各部署や担当者に届ける業務も行います。郵便物を適切に届けるため、各部署の担当者や取引先を把握しておくことが重要です。

コピー用紙や文房具といった部署内の備品の発注・管理も庶務の仕事です。在庫切れが発生しないよう、定期的にチェックを行い、足りないものを注文して補充しておく必要があります。在庫切れによる業務への支障が起きないよう、先回りした対応を心がけましょう。また、社員の交通費や備品購入にかかる少額のお金（小口現金）の管理や精算をすることも庶務の仕事です。現金の管理や記帳が必要な業務なので、注意して行いましょう。

営業担当者から提出された契約書や申込書などの伝票処理を行うことも庶務の仕事です。部署の処理方法に従い、専用のシステムに入力したり、Excelに入力したりします。伝票処理はお金に関わる業務であり、ミスがあると会社に損失をもたらす可能性もあるため、特に慎重に作業をするように心がけましょう。

社内に掲示する資料や会議で使用する資料を作成することも庶務の仕事です。社員が資料を見て、スムーズに業務を行うことができるよう、分かりやすく作成することが重要です。会社や部署によっては、顧客への提案資料の作成サポートを庶務が行うこともあるため、見やすい資料作成のためのスキルを身につけておくことも大切です。

応接室・会議室・給湯室など社内の片付けや掃除を行うのも庶務の仕事です。社員が快適な環境で働くことができるよう、定期的に掃除をしておく必要があります。また、応接室が散らかっていたり、汚れていたりすると、社外に対する会社の印象が悪くなってしまいます。そのため、急な来客があっても、きれいな状態でお通しできるよう、常にきれいな状態に保っておくことが重要です。

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庶務は、事務や総務と同じ意味で理解されることがあります。庶務と事務は基本的に同じ意味ですが、庶務と総務には2つの大きな違いがあります。ここでは、同じものと考えられることが多い、庶務と総務の違いについて解説します。

庶務と総務の1つ目の違いは、所属部署です。庶務は各部署に所属し業務を行いますが、総務は独立した1つの部署として会社に存在し、総務部として業務を行うのが一般的です。

庶務と総務の2つ目の違いは、組織における役割です。庶務は、所属する部署の中で一般事務など所属部署をサポートする業務を行います。一方で総務は、オフィス管理、福利厚生の整備、社内制度の改善や社内イベントの企画運営といった会社全体に関わる業務を行います。

以上のように、同じと思われることもある庶務と総務ですが、所属部署と役割がそれぞれ異なります。

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庶務は、対応しなければならない業務の範囲が広いことや、社内外の関係者とのやり取りが頻繁に発生することが特徴です。そのため、庶務業務を行うにあたっては、いくつかのスキルが求められます。

庶務は、電話や来客対応で社内外の多くの関係者と接する機会が多い仕事です。会社の顔として顧客へ対応することもあり、庶務の立ち振る舞いが会社の印象に大きな影響を与えます。そのため、正しい言葉遣いや所作、服装、身だしなみなど最低限のビジネスマナーを身につけておく必要があります。

庶務は、所属部署内でのやり取りに加えて他部署とのやり取りや社外とのやり取りも多くあります。そのため、正確な情報共有や、適切なタイミングでの報告・連絡・相談など、相手からの要望や用件を正確に聞き取るだけでなく、自分側の意図を誤解なく伝えるコミュニケーション能力が必要です。

庶務業務は多岐に渡るため、臨機応変に対応する必要があります。また、来客対応や電話対応を行う必要もあるため、その際は、顧客対応を優先して業務を行わなければなりません。それに加えて、社員からお願いされたサポート業務に対応することも庶務の大事な役割なので、急な依頼にも対応しながら、自身のルーチンワークも行っていく臨機応変さが庶務には欠かせません。

庶務業務では、数字を扱う場面や個人情報を扱う場面が多く、ミスが許されない環境です。そのため、庶務業務を行う際には、正確性が欠かせません。庶務がミスを起こすことで、思わぬ影響が部署だけでなく会社全体にまで及んでしまう可能性があります。資料作成の際などは、複数人でのダブルチェックを行うなど、慎重に作業することを徹底しておきましょう。

庶務業務には、書類・資料の作成やデータ入力など、多くの業務でパソコンを使用します。特に、Word、Excel、PowerPointは、使用する頻度が高いため、使い方をマスターしておくと、業務を効率的に行うことが可能になります。最近では、働き方が多様化し、オンライン会議ツールやオンラインチャットツールを使用する機会も増えているので、パソコンやネットワーク関連の知識やスキルが庶務ではますます重要になっています。

庶務では、小口現金の管理や伝票の整理といった経費精算を行うこともあるため、簿記の基礎知識を身につけておくと、業務をスムーズに進めることができます。IR情報や決算書などの資料作成サポートの際にも、簿記の知識が役に立つことがあります。簿記には検定があるので、まずは日商簿記3級の取得を目指して勉強してみるのが良いでしょう。

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続いて、会社が抱える庶務の課題を紹介します。

庶務担当者を雇用すると、当然人件費がかかります。また、人件費に加えて、採用コストや教育コストもかかるため、大きなコストになります。庶務を雇用せずに、他の社員に庶務業務を任せる選択肢もありますが、それでは、社員がコア業務に集中することができず、高いパフォーマンスを発揮することが困難になります。

庶務担当者を雇用していると、退職リスクがあります。庶務は、1人で業務を行っていることが多いため、業務が属人化しやすいのが特徴です。また、庶務は業務範囲が広いため、庶務担当者が退職することになると、非常に広い範囲で業務が滞る可能性があります。庶務業務を誰でもできる事務作業と考えるのではなく、いつでもすぐに引き継ぎができるようにしておくことが重要です。

人件費を抑えるため、庶務業務を派遣社員で対応している会社も数多くあります。一見すると、単純な事務作業が多いため、派遣社員でも庶務業務を回すことができると考えがちですが、庶務業務は上述の通り、業務範囲が広いことが特徴です。そのため、契約期間の更新のたびに、新しい派遣社員に業務の引き継ぎを行うことは、実は大きな労力やコストを使っています。また、業務を標準化しておかなければ、派遣社員にすべての庶務業務を対応してもらうことは難しいでしょう。

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業務内容が多岐に渡り、求められるスキルも多いため、課題が発生しやすい庶務ですが、庶務業務はアウトソーシングすることが可能です。庶務をアウトソーシングすることで、庶務で発生する課題を未然に防ぐことができるだけでなく、従業員が自身のコア業務に専念することができるようになります。庶務に問題を抱えている場合は、アウトソーシングサービスを活用することも有効な手段です。

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庶務業務をアウトソーシングするなら、庶務・総務業務のアウトソーシングサービスを25年以上行っているゼロインにお任せください。ゼロインのアウトソーシングサービスなら、各部署の庶務業務をまとめて巻き取り、業務を行うことも可能です。庶務に関する問題を抱えている場合は、お気軽にお問い合わせください。

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庶務とは、部署内において事務作業全般を行う仕事や役割のことを指し、「一般事務」とも言われます。企業の各部署に配属され、電話・来客対応、書類作成、データ入力、伝票整理、備品管理など、業務内容は多岐に渡ります。

組織の円滑な運営や、社員の業務効率向上には、庶務の役割が非常に重要です。しかし、庶務は業務の範囲が広く、求められるスキルも多い仕事です。そのため、会社は庶務に関する課題を抱えることもあり、課題解決のためには、庶務のアウトソーシングサービス活用が有効です。

ゼロインは、創業以来25年以上をかけてさまざまな企業で培った、豊富な庶務・総務業務のサポート経験があります。柔軟な業務対応範囲とホスピタリティの高さ、委託範囲を明確化するための業務整理や、業務設計力が強みです。庶務業務に関するお困りごとがあれば、まずはご相談ください。

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