研修・セミナー・イベント・キャンペーン・防災訓練などの社内プロジェクトを円滑に進めるために重要なのが運営事務局です。事務局が適切に業務を遂行することができなければ、本番当日にミスやトラブルが数多く起きてしまいます。では、そのように責任重大な事務局が担う役割とはどのようなことなのでしょうか。
本記事では、研修やセミナーの事務局運営を数多く行っているゼロインが、一般的な事務局の役割の定義について紹介した後、研修・セミナー、防災訓練、キャンペーン、学会のそれぞれの事務局の役割について解説します。社内プロジェクトを行うために、事務局の立ち上げや運営を検討されている方は、ぜひ参考にしてみてください。
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目次
事務局の役割とは研修・セミナー事務局の役割研修・セミナー事務局の代表的な役割防災訓練事務局の役割防災訓練事務局の代表的な役割キャンペーン事務局の役割キャンペーン事務局の代表的な役割学会事務局の役割学会事務局の代表的な役割事務局はアウトソーシング可能事務局アウトソーシングサービスを活用するメリット・デメリット事務局業務をアウトソーシングするメリット事務局業務をアウトソーシングするデメリットまとめ事務局の役割は、組織や団体内で一般的な事務作業や手続きを行い、プロジェクトの進行をサポートすることです。具体的な業務内容は、組織体制や事務局の種類によって異なりますが、共通する役割は、プロジェクト遂行のために組織のスムーズな運営を支援することです。
会社内で特に多いのは、研修や防災訓練といった社内プロジェクトの準備や当日の運営を担当する事務局です。本番当日の内容が良くても、事前の準備や当日の運営、事後対応がしっかりとできていなければ、効果的な結果を得ることができないどころか、当日にミスやトラブルが多発してしまいます。特に当日は、参加者からの問い合わせなど、想定外のトラブルが発生しやすく、適切な事務局運営のための準備が欠かせません。そのため、事務局が適切な役割を果たすことが重要です。
しかし、一言で事務局とは言っても、運営する事務局の種類によって、果たすべき役割は少しずつ異なります。ここでは、代表的な事務局として、研修・セミナー事務局、防災訓練事務局、キャンペーン事務局、学会事務局におけるそれぞれの役割について解説します。
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企業が社内や社外へ向けて研修やセミナーを行う際に設置するのが、研修・セミナー事務局です。研修・セミナー事務局の役割は、参加者が当日ストレスなく参加できるように事前準備や事後対応を行い、本番当日の研修・セミナーの効果を最大化することです。
研修・セミナー事務局は、当日の運営や本番立ち合いが重要視されがちです。しかし、事前準備と事後対応を適切に行うことこそが本番当日を問題なく運営するために必要なことです。
研修・セミナー事務局の代表的な役割は以下の通りです。
企業が防災訓練を行う際に設置するのが、防災訓練事務局です。防災訓練事務局の役割は、必要な備品やマニュアルの手配・管理や社員へのアナウンスなど、実際に災害が発生した際に備えた対応ができるよう整備しておくことです。
防災訓練事務局は、訓練のために備品やマニュアルを用意して配布するのではなく、万が一の災害が起きた際に、従業員が適切に行動できるよう、防災訓練を実施することが重要です。
防災訓練事務局の代表的な役割は以下の通りです。
企業がプレゼントキャンペーンやSNSキャンペーンを行う際に設置するのが、キャンペーン事務局です。キャンペーン事務局の役割は、たくさんの応募者情報や配布物の管理をして、キャンペーンの効果を最大化することです。
キャンペーン事務局は、数多くの応募者が予想されるので、丁寧で迅速な対応ができるよう準備をしておくことと、キャンペーンの効果測定を行うため、データの管理・集計・分析を行うことが重要です。
キャンペーン事務局の代表的な役割は以下の通りです。
大学や研究会が学会を行う際に設置するのが、学会事務局です。学会事務局の役割は、学会員情報の登録・変更・更新や会計管理など、正しく最新である学会員情報を整理しておき、研究成果の発表に参加者が集中できる環境を整えておくことです。
学会事務局は、発表資料の編集や開催の案内などの学会開催に向けた業務と、会員情報や会計の管理などの日常的な業務があり、どちらも行う必要があります。
学会事務局の代表的な役割は以下の通りです。
以上のように、同じ事務局と言っても、種類によってそれぞれが果たすべき役割は異なっています。そのため、一般的な事務局の役割だけでなく、自分たちが運営する事務局に与えられている役割について整理したうえで、事務局の運営を行いましょう。
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このように、役割が複数ある事務局業務を、自社のリソースだけでミスやトラブルなく、すべて行うのは難しいことです。そこで、活用をおすすめしたいのが、事務局業務のアウトソーシングです。現場担当者の負担を減らすためにも積極的に事務局のアウトソーシングを活用しましょう。
事務局アウトソーシングサービスには、あらゆる事務局運営に対応しているサービスから、1種類の事務局運営のみ対応している専門サービスまであるので、自身のニーズに合ったサービスを活用しましょう。
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事務局業務のアウトソーシングには、メリットとデメリットがそれぞれ存在します。実施予定の事務局業務をアウトソーシングするか判断するためにも、事前にメリットとデメリットを確認しておきましょう。
事務局業務をアウトソーシングすることで、業務負荷が少なくなることやルーチンワークへの対応を最小限に抑えられることから、担当者の負担軽減につながります。
また、単に業務の代行をしてもらうだけでなく、事務局代行会社がもっているノウハウやスキルを活用しながら代行してもらうことができるので、自社のプロジェクトに最適な事務局運営をしてもらうことが可能です。
そのため、担当者の負担軽減ができ、ノウハウやスキルも活用してもらうことができるため、コンテンツ内容の立案など、コア業務に集中することができるようになります。その結果、プロジェクトのクオリティを向上させることが可能です。
事務局業務をアウトソーシングすることで、当然外注コストが発生します。自社で行う場合のリソースや工数を整理し、費用対効果を考えた上でアウトソーシングするか検討しましょう。
また、アウトソーシングで、すべての業務を丸投げしてしまうと、自社に事務局運営のノウハウやスキルが蓄積されなくなってしまいます。そうならないために、定期的に報告や共有の場を設けることが必要です。
そして、特に気を付けておきたいのが、情報漏洩のリスクが発生することです。事務局アウトソーシングでは、機密情報を社外の人間が目にする機会が生じるため、事務局代行会社のセキュリティレベルを事前にしっかりと確認しておくことが欠かせません。
以上のように、事務局業務はアウトソーシングすることが可能ですが、メリットとデメリットがそれぞれ存在します。そのため、事務局業務のアウトソーシングを検討する際は、どの業務をアウトソーシングするか事前に整理しておき、デメリットとメリットを踏まえた検討を行いましょう。
事務局代行について詳しく知りたい場合は、こちらの記事もご覧ください。
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事務局の役割とは、組織や団体内で一般的な事務作業や手続きを行い、プロジェクトの進行をサポートすることです。事務局は、組織体制や、運営する事務局の種類によって役割が異なります。
事務局の役割に共通しているのは、当日の運営だけでなく、事前事後の対応も含めて、業務内容が多岐にわたることです。そのため、事務局を運営する際には、立ち上げ前に役割や進め方について、まとめておく必要があります。 そんなハードルが高い事務局を問題なく運営するためには、事務局のアウトソーシングサービスを活用することも有効な手段です。
ゼロインは、多くの事務局運営のサポート経験があるだけでなく、創業以来25年以上をかけてさまざまな企業で培った、豊富な事務・総務業務のサポート経験があります。柔軟な業務対応範囲とホスピタリティの高さ、委託範囲を明確化するための業務整理や、業務設計力が強みです。事務局業務に関するお困りごとがあれば、まずはご相談ください。
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