目次
メール室とはメール室の役割メール室の業務内容メール室のメリット会社全体の生産性アップにつながるセキュリティが高まりやすい全社のコスト最適化に取り組めるメール室のデメリット人員を配置する必要があるモチベーションの維持が難しい担当者がテレワークを行えないメール室のアウトソーシングで効率化メール室のアウトソーシングとはアウトソーシングによって期待できる効果アウトソーシングの費用アウトソーシング先の選び方メール室業務のアウトソーシングならゼロインにお任せまとめメール室は、企業における郵便物や社内便、荷物のやり取りを一括して管理・対応する代表窓口です。
代表的な業務には、オフィスに届く郵便物や荷物などの受け取り、フロア・エリアや宛て名ごとの仕分け作業、社内の各所への配達が挙げられます。また、社外からの受け取りだけではなく、逆に社外に向けた郵便物や荷物の発送作業なども行います。
メール室は、企業における物流センターの役割を担います。郵便物や荷物の受け渡しを一箇所に集約することで、従業員や配達パートナーとのやり取りを効率化させます。特に、従業員が自分宛ての郵便物や荷物を逐一確認しなくてもメール室が管理・配達をしてくれるので、手を煩わされることがありません。
メール室は、フロアが複数にわたる比較的大きな規模の企業に設けられる傾向があります。メール室がない企業の場合、これらの業務は主に総務で行います。
メール室における代表的な業務は、郵便物、宅配便、社内便、バイク便などに関わるものが大半です。メール室の主な業務は以下の通りです。
自社に配達される郵便物や荷物の受け取り窓口
届いた郵便物や荷物の仕分け
仕分けた郵便物や荷物の部署・個人への配達
社外に発送する郵便物や荷物の集荷作業全般
封筒や切手など、郵送に関わる備品の管理
企業によっては、メール室の業務だけではなく、従業員向けのサービスカウンターを併用して運用することもあります。その場合には、備品貸し出しや会議室管理、遺失物対応など、対面サービスを業務として行う場合もあります。
自社にメール室を設置することで、たとえば次の三のメリットが得られます。
それぞれ詳しく解説します。
メール室の設置は、社内全体の生産性向上に効果があります。メール室を設置することで、従業員が業務の片手間に行っていた郵送物・社内便の仕分けや発送作業を一元化できます。
オフィスに届いた宅配物の管理はメール室が担当するので、従業員は自身の業務に集中できるようになります。従業員一人ひとりは本来のミッションであるコア業務と、それに付随するノンコア業務を抱えています。従業員が抱えるノンコア業務は、分解・集約して切り出してあげることで、一人ひとりが自分の仕事に専念しやすい、生産性の高い環境が構築できます。
また、メール室の設置は、宅配物に関する従業員負担を平等にできます。郵送物や荷物の管理者がいない場合、気がついた従業員や若手社員が対応することになりますが、この方法では一部の従業員にだけ負担が集中する可能性があります。気づく従業員だけが負担を抱える不平等な環境は、不満や不仲にもつながる恐れがあるため注意が必要です。
メール室がない場合、受け取った社員が郵便物や荷物の仕分け、配達を行うことになります。企業によっては宅配用のボックスを設置することで、各人が自分宛てに送られてきた郵便物などがないかを確認するフローも考えられます。
こうした状態は、郵便物や荷物が紛失しやすい環境であり、注意が必要です。さらに、郵便物や荷物を、誰でも見られる、触れる状態になっていると、紛失や勘違いによる持ち出し、場合によっては悪意を持った盗難による情報漏洩も懸念されます。
メール室は専任の担当者が郵便物を確実に受け取り、管理に専念します。確実に仕分けを行い、宛て先以外の従業員が触れる機会を減らすことで、郵便物の紛失や誤配送などのリスクを減らすことができます。
企業では、大量の郵便物や荷物のやり取りが行われています。そのため、社内から社外への発送には、多額のコストが発生しています。
そこで、発送物をメール室で一元管理して最適な方法で発送することで、コスト最適化を実現することができます。内容物や大きさ、重さによって最適な発送方法や料金プランは異なりますが、現場の従業員は発送費用の細かい内訳までは気にしないため、現場任せにしていると意外と大きな無駄が生まれてしまうものです。
一つひとつを最適なプランで発送する、発送を取りまとめて配達パートナーと価格交渉（ボリュームディスカウント）する、といったコスト削減への取り組みは、大きなインパクトを生みだすことができます。
メール室の設置にはデメリットもあります。特に、次の3つのデメリットが懸念されます。
順番に解説します。
メール室を設置する場合、担当者を配置しなければなりません。採用難の時代に、十分な人材が確保できていない企業では、従業員をメール室の業務に割り振ることで、従来の業務や本来取り組みたかった業務の実行に支障をきたす可能性があります。
また、従業員をメール室に異動させる場合、その従業員が抱えている業務を別の従業員が担当しなければならず、やはり業務が疎かになる可能性があるといった問題もあります。
メール室で働く従業員には、モチベーション維持が難しい、キャリアアップしにくい、という問題が挙げられます。メール室での業務は、メリットでお伝えしたように、全社の生産性に寄与する重要な業務の一つです。しかし、自社の利益を生みだす企画や、営業のように数字をあげるなど、何か目に見える成果を出すことは難しい仕事です。
また、メール室での業務は仕分けや配達、発送作業など、ルーチンワークが大半ですが、仕分けミスや誤配送、遅延などのミスは許されない仕事です。そのため、人によってはやりがいや成長を感じられず、別の形で会社に貢献したいとモチベーションが低下する恐れがあります。
メール室の担当者は、毎日届く郵便物や荷物を扱っています。今日中に受け取りたい、はやく中身を確認したいなど、現場からは即時性に対する要望も多いためスムーズな対応が必要で、テレワークを行うことはできません。
感染症の流行や働き方改革などにより、企業ではテレワークが急激に普及しました。しかし、多くの社員がテレワークをしているなかで、メール室の担当者ばかりが毎日出社して業務を行うことは公平性に欠ける、不平等であるという見方もできます。
メール室の担当者もテレワークができるよう、ペーパーレス化やデジタル化を進める選択肢もありますが、社外から送られてくるものをコントロールすることは難しく、環境をすぐに整えることは容易ではありません。
メール室は、さまざまなメリットが得られる一方で、人的リソースの確保・維持の観点から設置について難色を示す企業も多いものです。そうした悩みを抱えている企業には、一つの選択肢として「メール室のアウトソーシング」がおすすめです。
メール室のアウトソーシングにはどのような利点があるのか。おすすめポイントを解説します。
メール室のアウトソーシングとは、メール室の業務を外部の専門企業に委託することです。専門企業に委託することで、自社の従業員をメール室に配置することなく、メール室を設置できます。
これまでメール室を設置していなかった企業では、郵便物や荷物に関わる業務が総務などから切り離されることで、これまで対応していた従業員の負担を軽減できるほか、生産性の向上にもつながります。
メール室のアウトソーシングは、メール室を設置する際に懸念となるデメリットの多くを解消できます。
まずは、自社の従業員をメール室の担当者として配置する必要がなくなります。これまでの社内体制のまま従来の業務を行え、異動や配置転換による各社員の混乱を招くことはありません。自社の従業員や派遣社員による運用体制ではモチベーションの維持や退職・休職などによる運用体制も不安材料の一つでしたが、アウトソーシングでは委託先の企業が体制担保を行います。
また、アウトソーシングする委託先の企業は、さまざまな企業のメール室を運営しているプロです。知識や経験豊富なプロが担当するため、集配ミスや遅配といったミスやトラブルの削減など、運用の安定化やサービス品質の向上が期待できます。個人情報や機密情報の管理も第三者によって厳重に行われるため、紛失や情報漏洩などの対策も進みます。
なお、メール室をアウトソーシングする場合、通常はメール室の業務だけではなく、従業員向けのサービスカウンター（総務カウンター）やオフィス管理業務も同時に委託することが一般的です。メール室はオフィスに複数名が常駐して業務を行いますが、忙しい時間帯は郵便物や荷物がまとめて届く一定の時間帯に集中します。それ以外の時間を効率的に活用することで、幅広い業務の委託ができます。
メール室のアウトソーシング費用は、サービスを提供している企業によって異なります。また、メール室とその周辺業務をどこまで対応できるかも、その企業のサービス範囲によって異なります。多くの企業が無料でアウトソーシングの相談、見積もりを行っているので、サービス範囲や特長を確認してみましょう。
メール室の業務をアウトソーシングする際の選び方を、4つの観点で解説します。
業務効率や安定性
大量の物量を取り扱うメール室の業務は、スピードや正確性が求められます。業務経験が豊富なスタッフが在籍するアウトソーシングサービスや、生産性や確実性の高い業務設計力やマニュアル設計が得意な企業がおすすめです。
スタッフのホスピタリティ
メール室は従業員とのコミュニケーション機会が多く、さまざまな質問や要望を受けることがあります。スタッフによるホスピタリティのある対応は、従業員の満足度を向上させ、社内にちょっとした元気を与えることもあります。スタッフの採用や教育にどのように取り組んでいるかも注目です。
セキュリティ教育の実施
個人情報保護や情報管理の認証を取得している企業は安心して委託できます。スタッフに対するセキュリティ教育の実施具合も確認が必要です。
メール室業務以外の価値提供
郵送物や荷物に関連する業務だけでなく、総務や庶務の業務をまとめてアウトソーシングすることで、より生産性の高い組織運営が可能になります。どこまでアウトソーシングに対応できるのか、ヒアリングや業務整理の仕方、提案内容から判断してみましょう。
株式会社ゼロインは、総務・庶務のアウトソーシングに幅広く対応しています。総務を中心に20年以上かけて蓄積した経験とノウハウで、既存業務の整理・見直しから、新しいプロセス・フローの策定、安定的な体制構築まで、生産性の高いバックオフィス組織づくりをサポートしています。
ゼロインのアウトソーシングが選ばれる理由は次の6つです。
ゼロインの総務アウトソーシングでは、総務業務の約50％以上をサポート可能です。働き方改革や従業員エンゲージメントが注目される中、総務に求められるミッションは、より高度で難しいものに変化しています。アウトソーシングできる業務は専門家にお任せください。
なお、業務のブラックボックス化や属人化によって現状を正確に把握できていない場合には、「業務の可視化・分析」サービスがおすすめです。定量的なデータをもとに総務の運用体制や業務内容を見直すことができ、生産性の高い総務組織への変革を支援しています。
オフィスには毎日、膨大な量の郵便物や荷物が届きます。これらの管理者が定まっていない場合、各社員が本来の業務に集中できない、郵便物や荷物の紛失リスクが高まるといった問題があります。メール室を設置することで、担当者が郵便物や荷物の管理を一括して行うことができるため、それぞれが自分の業務に集中でき、リスクの回避にもつながります。
メール室のアウトソーシングや既存パートナーからの変更を検討している担当者の方は、ゼロインにご相談ください。業務整理や見直しまで踏み込んでご提案します。
「ゼロイン バックオフィス支援事例集」資料ダウンロードはこちら
「5分でわかるゼロインアウトソーシング」サービス資料ダウンロードはこちら
