オフィス移転のスケジュールに影響を与える6つの落とし穴

オフィス移転・レイアウト変更

オフィス移転では、さまざまな理由によって「絶対にこの日までにオフィス移転を完了しなければならない」と、移転期日が決まった状態でプロジェクトスタートすることがあります。

スケジュールに余裕があれば問題ありませんが、急ぎでのオフィス移転の実行を求められるご担当者様もいらっしゃるのではないでしょうか。そのような状況で、予期せぬ事態により移転スケジュールが遅延・延期すると大変ですよね。

今回は、そんなオフィス移転が遅延・延期になる原因の中で、発生頻度の高いものを6つ取り上げます。不測の事態を避けるためにもぜひご一読ください。

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物件探しでの落とし穴条件に合う物件が見つからない入居審査に通らないプラン作成段階での落とし穴必要なものが入らない法規・法令に注意予算超過のためのプラン作り直し工事での落とし穴発注から施工までの時間まとめオフィス移転・移転総務業務にお悩みならゼロインにご相談ください

物件探しでの落とし穴

条件に合う物件が見つからない

オフィスを移転する際、早い段階で物件を探し始めると思います。当然、物件が決まらなければオフィス移転のプロジェクトを進めることはできません。

物件探しの際、交通の利便性、広さ、立地、周辺環境など、さまざまな希望条件をもとに物件選定を進めますが、条件にぴったりとあてはまる物件がなかなか出てこないことも多々あります。早めに物件探しをスタートすることも重要ですが、すでにスケジュールにそれほど余裕がない場合には、あらかじめ希望条件の中から優先順位をつけておくことをお勧めします。

もちろん、すべての条件に合致する物件が見つかることが一番です。しかし、時間的余裕がない場合は優先順位の高い条件から叶えていきながら、妥協できる条件は何かを明確にして合意形成しておきましょう。

入居審査に通らない

希望の物件が見つかったら、次は入居の申し込み、およびビルオーナーによる審査が行われます。ここにも、オフィス移転が遅れる可能性が潜んでいます。

物件の入居審査には、会社の経営状況など内部情報の開示が必要です。そこから会社や経営者の与信が審査され入居可否判断がされるため、状況によっては審査に通らない可能性もあります。

また、会社の経営状態が良好で経営者の与信が高くとも、審査が通らない可能性もあります。なぜなら、ビルオーナーの意向によって、業界・業種や業態による入居制限を設けている場合があるからです。銀行系や生保系、個人所有やリート物件など、ビルオーナーによって意向の方向性もさまざまなため、注意が必要です。

プラン作成段階での落とし穴

必要なものが入らない

入居審査が通った後は、本格的にオフィスのレイアウトを決めていく段階になります。

座席数や会議室の個数、収納スペースの広さなど、オフィスにどのような機能を持たせて作りたいのかは、ある程度決まっている必要があります。ここが不明瞭であったり優先順位を上手くつけられていなかったりすると、設計期間や工事費用積算の長期化や、すべての要素を入れてみたらスペース不足となり要件の検討し直しなど、オフィス移転のスケジュールが遅れる原因となります。

物理的な配置だけでなく、設備面での性能や耐荷重等のビル自体のスペックも重要なポイントです。あとからスペック不足が判明した場合、状況によっては物件の選び直しから行わなければならないケースもあるため、必要な要件は物件探しの段階で明確にしておくことをお勧めします。

法規・法令に注意

レイアウトに必要な要件が決まり、実際にレイアウトを作成していく段階では法規・法令にも気を付けましょう。

建築物には、利用者の安全を守るため、災害発生の抑制や、避難・消防活動をスムーズに行うための規定が設けられています。たとえば、建築基準法や消防法による避難経路の通路幅や、労働安全衛生法では気積（一席あたりに必要な空気の量）が定められています。こうした法規・法令を設計図面上でクリアしていないと、工事が許可されないことや、竣工後に是正を求められるケースがあります。

大半のオフィス移転では、物件決定後に各種法規・法令を熟知した設計事務所が設計業務を行いますが、慣れていないお客様が自身で作図された場合や、物件検討用のテストプランしか作成されていない場合には、特に注意が必要です。

予算超過のためのプラン作り直し

プラン・レイアウトが決まってくると、正確な金額積算が可能となります。

依頼した業者の見積書金額が当初想定していた予算を超過してしまうことはしばしばありますが、予算金額に合わせるためにプランを変更する際には注意が必要です。たとえば、間仕切り位置や個室数など複数種の工事に関連する変更が発生した場合、手配が間に合わずにスケジュールが遅れてしまう可能性があります。

依頼先の設計施工会社がすでに決定している場合はプラン・レイアウト作成段階から予算を伝えるか、先に概算見積りを依頼し、事前に予算感をすり合わせておきましょう。工事期間に影響しない範囲で、大幅なプラン変更が可能な期間をあらかじめ確認しておくのも有効です。

工事での落とし穴

発注から施工までの時間

金額に合意し、正式に発注した場合でも、翌日からすぐに工事着工できるわけではありません。発注から実施までの準備期間が必要です。多くの工種は2～4週程度の準備期間で済みますが、より多くの時間が必要なケースもあります。特に注意が必要なのがB工事と回線工事です。

まず、ビルの指定業者が行うB工事は、C工事と比較すると発注から施工までに時間を要する傾向にあります。理由には、大手建設会社が元請けのため複数の組織が動くケースや、指定工事会社の繁忙により動きが遅くとも他会社に変更できないケースがあります。そのような理由の場合、施工準備期間が長いだけでなく、設計期間や見積積算期間も長くなる傾向があるため注意が必要です。

電話やネットワークの回線工事も、発注から工事までに時間がかかりがちです。1～1.5ヶ月程度の場合が多いですが、使用するベンダーによっては2~3ヶ月待ちも珍しくなく、概ねのスケジュールが決まった時点で、まず回線業者への相談をお勧めします。

まとめ

ここまでご紹介したスケジュールに影響しやすい事項6点は、多くのオフィス移転プロジェクトで起こりがちな、オーソドックスな例です。これら以外にも予期せぬ事態の発生など、オフィス移転では予定通りに進行できないことは珍しいことではありません。

もちろん、できるだけ余裕のあるスケジュールで進行できれば良いですが、もしタイトなスケジュールでプロジェクトを進めなければならない際には、オフィス移転のプロの力を借りるのもひとつの手段です。ぜひご検討ください！

オフィス移転・移転総務業務にお悩みならゼロインにご相談ください

オフィス移転は確認・検討事項が多いため、なかなか条件を決めきれずに必要以上の労力が発生しがちです。

ゼロインは総務の総合サポート企業です。オフィス移転に際しては、提携する複数の不動産仲介会社からのオフィス物件情報取得、オフィス物件候補の内見同行、オフィスの広さや活用方法の具体的な検討に必要なテストフィット図面の作成、現在のオフィス費用と移転費用を比較したコストシミュレーションなど、オフィス移転の検討段階における悩みを無料でサポートしています。

また、オフィス移転の物件が決定した後の、移転に伴って発生する総務業務のアウトソーシングにも対応しています。オフィス移転では社内外の多くのステークホルダーに対して、さまざまな対応業務が発生します。通常の総務業務にくわえてオフィス移転業務が発生するため、移転プロジェクトに必要な半年から1年程度は総務に大きな負荷がかかります。こうした業務対応は、既存の総務体制のままでの対応は難しく、多くの企業が残業・土日出社での対応に苦慮しています。

オフィス移転の物件探しや、移転に伴う総務業務にお悩みの場合は、ゼロインにご相談ください。

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