オフィスの物件探しで注意したい9つの条件

オフィス物件探しを始める際、最初に取り組むべきは「どのようなオフィスビルが理想か」「外すことのできない条件は何か」を整理することです。オフィスビル物件の良し悪しは、会社によってまったく異なります。A社から見て「絶対にありえない」と評価された物件でも、B社から見れば「この物件以外は考えられない」と、180度異なる評価になることは良くあります。

「物件を探す」「決定する」ときに重要なことは、自社にとって何が必須条件か、希望条件は何か、仮に希望条件が複数ある場合にはどのような優先順位で決めるか、を明確にすることです。オフィス物件を探す上で、それら必須条件と希望条件の優先順位を明瞭にできれば、不動産会社から次々に紹介されるオフィス物件の検討を素早く行うことができます。また候補物件をある程度絞った段階で比較する際にも、明確な根拠をもって評価できます。

オフィス物件探しにおいて重視されがちな条件とは何なのか。意識すべきポイントと合わせて具体的にご紹介していきます。

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オフィス物件探しの際、オフィス賃料はもっとも条件設定されやすい項目のひとつです。目安として月額総額で比較する場合と、床面積1坪当たりの金額（坪単価）で比較する場合があります。床面積の増減が生産性に与える影響は大きいため、特に拡張移転や分室構築の場合、月額よりも坪単価で検討するケースが多く見られます。

他の希望条件（立地：最寄●●駅、築年数：新築のみなど）がある程度決まっている状況であれば、おおよその相場金額を想定できるので、不動産仲介サイトや不動産仲介会社に相談するのもお勧めです。ただしウェブサイトに掲載されている個別の物件情報には賃料が記載されていないことが多く、記載されていても実際に必要となる金額と異なるケースも多く見受けられるため注意が必要です。

オフィス面積は、オフィス賃料と同様に大前提の条件として設定されやすい項目です。業種業態、事業内容によって異なりますが、都内の一般的なオフィスでは1人あたりの面積は2～3坪が多く、士業や外資系企業では3.5～5坪程度を必要とされる企業もあります。この場合は1名あたりの執務面積にくわえて、来客空間の充実やリフレッシュルームや食堂など福利厚生の一環としてのエリアの面積も含めていることもあります。

使用目的と規模をおおよそ決定できていれば、現オフィスを基準に面積積算することで目安となるオフィス面積を把握できます。

コスト削減を目的とするオフィス移転の場合には、単純に坪単価の安い物件に移転するだけでなく、オフィス面積を削減することで賃料総額を抑えることができます。その場合、縮小移転後のオフィスで業務に支障が出ないかは慎重に検証する必要がありますので、オフィスレイアウトの綿密な設計が必要です。

新オフィスへの移転完了・稼働開始日が必須条件になるケースもあります。経営計画上のスケジュールだけでなく、移転理由が現在入居しているオフィスビルの取壊しや定期借家契約の契約終了によるものである場合には、期限までに確実に退去しなければなりません。オフィス構築に関する諸工事・準備には最低2週間～2ヵ月程度が必要になるため、実際に稼働させたい日付から入居工事の日程を逆算して契約できる物件を探す必要があります。

物件を探しを始める時点で、ここに挙げた必須条件が不明瞭な場合には、明瞭にできない理由を確認し、社内で解決できない場合にはオフィス移転の専門家に相談することもスムーズにオフィス移転を進めるためのひとつの手です。現在の状況や暫定的な要望を伝達することで、適正賃料や必要面積といった具体的な要件への落とし込みに大きな力を貸してくれることでしょう。

オフィス物件選定の決め手になりやすい条件のひとつが、オフィスビルの立地です。顧客や協力会社にアクセスしやすい電車の沿線、創業地として強く思い入れのある地域など、最終的な意思決定の際に優先度が高いケースが散見されます。ほかにも社員の通勤利便性を高める場合や、多くのアルバイト・パートタイマー職の募集が必要な企業であれば集客や採用に有利な主要ターミナル駅などが優先される場合もあります。

エリア・駅名だけでなく、駅からの徒歩距離、周辺店舗、搬出入環境など、オフィス周辺環境も欠かせないポイントです。これらは物件資料やウェブから得られる情報だけでは確認しきれない部分も多いため、オフィス内見時に周辺エリアを実際にまわってみて確認されることをお勧めします。

築年数をはじめとして、建物の意匠性、高機能な設備など、オフィス物件探しにおけるビルグレードの違いは、決定に大きな影響を持ちます。単純に築浅または新築の場合、耐震基準のような基本的な事項は当然として、換気・空調設備や水回り、付帯設備も最新のものであることが多く、入居時の快適性や安全性に関係します。

この快適性の高さや美観の良さは、採用や集客力の向上にも役立ちます。ただしビルグレードとコストは当然比例しています。オフィス賃料として契約時点で明示されるコスト以外にも、入居時の工事費や退去時の原状回復費用、一時的なキャッシュアウトとなる敷金まで含めて高くなる傾向にあるため、余裕を持った予算策定が必要になります。

オフィスの契約内容は非開示の情報が多いものですが、申し込み前の時点で開示されている情報のひとつに契約種類があります。「定期借家契約」の場合、契約期間終了後の再契約には貸主側と合意が必要で、条件面で折り合いがつかない場合には退去しなければなりません。そのため賃料交渉などで貸主有利となることも多く、退去リスクを避けるためにも「普通借家契約」を絶対条件に物件を探される企業も多いものです。

契約時点で発生する敷金・保証金は、退去時に原則返還されるとはいえ一時的なコストインパクトが大きい項目のため、条件の優先順位は高くなりがちです。近年では特定の保証会社を利用することを条件に、敷金・保証金の減額が可能となるサービスもあります。そのようなサービスの適応が可能か、事前の交渉も検討してみましょう。

頻繁な貨物の搬出入が発生する企業の場合、低層や外階段からアクセスしやすい区画を好まれたり、重量物（大型金庫や重量機械など）の設置が必要な場合には1階限定でオフィスを探すケースもあります。逆に隣接ビルから自社フロアが見えてしまうことを避けるため、上層階を好む場合もあります。

自社セミナーやイベントの土日・夜間開催を想定している場合、正面エントランスが土日や夜間も解放されている方が望ましく、ビルのメインエントランス解放時間が短いビルは対象外となる場合があります。ビルによっては19時で正面エントランスが閉まるケースや、土日祝はエントランスの解放に警備費用などが追加で発生する可能性があります。

使用時間自体が制限されるビルや、深夜使用や宿泊が禁止されているビルもあります。24時間の稼働や深夜利用が必要な企業の場合、物件探しの段階で不動産仲介会社に明確に伝達しておきましょう。また使用自体は禁止されていなくとも、フロア空調がビル管理室で管理されている場合には、時間外使用に別途料金が発生する場合もあります。

オフィスビルの付帯設備で優先順位の高い設備が駐車場です。近隣の契約駐車場や平置コインパーキングの月額利用などでも代用可能ですが、重役の方が車で出勤される場合、オフィスビルに駐車場が併設されていて利用可能であることが必須条件とされるケースがあります。

オフィス移転は確認・検討事項が多いため、なかなか条件を決めきれずに必要以上の労力が発生しがちです。

ゼロインは総務の総合サポート企業です。オフィス移転に際しては、提携する複数の不動産仲介会社からのオフィス物件情報取得、オフィス物件候補の内見同行、オフィスの広さや活用方法の具体的な検討に必要なテストフィット図面の作成、現在のオフィス費用と移転費用を比較したコストシミュレーションなど、オフィス移転の検討段階における悩みを無料でサポートしています。

また、オフィス移転の物件が決定した後の、移転に伴って発生する総務業務のアウトソーシングにも対応しています。オフィス移転では社内外の多くのステークホルダーに対して、さまざまな対応業務が発生します。通常の総務業務にくわえてオフィス移転業務が発生するため、移転プロジェクトに必要な半年から1年程度は総務に大きな負荷がかかります。こうした業務対応は、既存の総務体制のままでの対応は難しく、多くの企業が残業・土日出社での対応に苦慮しています。

オフィス移転の物件探しや、移転に伴う総務業務にお悩みの場合は、ゼロインにご相談ください。

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