オフィス移転で発生する費用と概算費用の考え方

働き方改革やテレワークの普及により、オフィス移転やオフィス活用の見直しを検討する企業が増えています。適切なオフィス選びは、固定費の適正化、ひいては経営効率の向上につながります。

しかしオフィス移転には初期費用として高額な費用が発生するため、安易な移転はできません。また、金額はビルグレードや工事の外注先によって大きく変動するため、適切なコストコントロールが必要です。果たして、オフィス移転を検討する際は、どのような項目に、いくらくらいの費用を見込んでいればいいのでしょうか。

本ページでは一般的な「賃貸オフィスビル」への移転を前提に、今後オフィス移転を検討されている総務ご担当者様向けに費用項目や概算の考え方をお伝えします。

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オフィス移転を実施する場合、移転費用は40万円／坪をおおよその目安として算出できます（※償却のない保証金／敷金を含まない）。

新しいビルで働きはじめるための最低限のインフラ整備、会議室やエントランスなど標準的なオフィス仕様への改装・内装工事、追加するデスクやチェアなどの什器や備品購入、引っ越し運搬作業にかかる費用の合計が、20万円から40万円／坪です。

さらに敷金や物件契約にかかる諸費用で2万円から10万円／坪、退去するビルの原状回復工事費用で5万円から10万円／坪程度が、一般的な金額感となります。

40万円／坪は、外注費や支払手数料を含めたオフィス移転プロジェクト全体予算の平均目安ですが、「必ずこの範囲に収まる」という明確な相場は存在しません。前項の平均金額の幅でも、最安値の価格帯で手配すれば27万円、最高値の価格帯で手配すれば60万円／坪と、約2倍の開きが出ます。

この金額差は、契約の基本条件、ビル規定、ビルオーナー会社など複数の要因によって生まれます。オフィスは内装や什器など、いくらでもハイグレードな仕様へと投資できることから、上限は青天井と言っても過言ではありません。あくまで目安として参考にしてください。

次に、費用項目や変動要素について、注意点を交えながら内容や考え方をご紹介します。

移転先の物件が決定して賃貸借契約締結をする際、貸主に支払いが必要な費用です。敷金（保証金）は賃料の延滞などがなければ、基本的には全額が返還されます。一般的には、賃料の3ヶ月、6ヶ月、12ヶ月分あたりがよく提示される数字です。

例）80坪で賃料3万円／坪 敷金6ヶ月の場合：1,440万円（退去時：原則、全額返還）

ただし別途「償却●ヶ月」の決まりがある場合、その●ヶ月分の金額は返却されないので注意が必要です。

例）80坪で賃料3万円／坪 敷金6ヶ月（償却2ヶ月）の場合：1,440万円（退去時：960万円のみ返還）

礼金は敷金（保証金）と同様、賃貸借契約締結をする際、貸主に支払う費用です。オフィスビル、特に大型ビルの場合、礼金は必要ないケースも多々あります。中小規模のビルでは、物件により異なりますが、賃料の1ヶ月～3ヶ月程度を目安に試算をしておくと安全です。

ビルオーナーの意向や敷金の低減条件として、保証会社の利用を求められるケースがあります。発生費用は家賃●ヶ月分や契約期間における家賃総額の●%など、保証会社によって異なります。借主が保証会社を選べないケースも多いので、賃貸借契約の締結前にしっかり確認しましょう。

入居先ビルを仲介した不動産会社へ支払う費用です。賃料の1ヶ月分が一般的でしたが、近年では借主の仲介手数料を無料にする仲介会社もあります。ただし紹介される物件が限定的になるなどサービス品質に差が生じる可能性があるので、比較がおすすめです。

火災保険は原則、必須の費用です。物件条件や補償内容次第で金額は変動します。

C工事とは、新しいビルの入居時に借主が実施する工事で、工事業者を指定することができます。

フロア内に間仕切りをたて会議室の設置や、各席にコンセント・電話・LANを配線する工事の費用です。什器・備品類の購入まで含めた場合には、グレード毎に10万円／坪、20万円／坪、30万円／坪が試算の目安です。

なおビルによっては工事条件が厳しい場合もあり、工事を制限される場合があります。たとえば、ほかの入居者への影響から日中の音出し工事が禁止されている場合、夜間工事にせざるを得ず、施工費が増額（一般的に1.2倍から1.5倍前後）することがあります。

B工事とは、新しいビルの入居時にビル指定業者が行う工事の費用です。

一般的に借主が選定可能な業者が行うC工事よりも高額であることが多く、空調設備や防災設備などの設備系工事がB工事として指定されているケースが多いです。貸主が大手不動産会社や大手ゼネコンの場合、新築ビル・ハイグレードビルの場合、C工事はほとんど許されず、ほぼすべての工事がB工事として、業者指定を受けるケースも見受けられます。

指定される工事会社によって大きく変動しますが、同一の工事をC工事で行った場合の2倍以上の金額になる事例もあります。

入居にあたり発生する各種工事において、大規模工事や工事期間が複数月にまたがる場合、工事金額の一部を竣工前に支払うケースがあります。よくあるケースは、着工前半金振込み、各月出来高締めなどです。

オフィスの設計を工事とは別に依頼する場合、設計費として費用が発生します。

設計と施工を分けることは、設計と施工の双方がチェックをしあう関係になり、多角的にアドバイスを得られる機会が増えます。ただし発注先を上手くコントロールできないと、コストアップにデメリットがあります。

オフィス移転は拠点の新規開設とは異なり、現在保有している什器家具類やOA機器をそのまま使う場合が多いと思います。運搬時に破損してしまう可能性もあるため、安全に運搬できるようにオフィス移転専門の引っ越し業者や法人向け業者への相談が望ましいです。

原状回復工事とは、退去するビルを引き渡す前に、入居時に定められた状態に戻す工事の費用です。

多くの場合、工事会社はビル指定業者への発注が必要となります。費用は工事内容により大きく変動し、5万円／坪を切るケースもあれば、内部造作が多く行われている場合には20万円／坪を超えるケース等もあります。どこまでの原状回復工事が必要かは、賃貸借契約内で規定が決まっているため、入居時にある程度想定しておくことが可能です。

なお特殊な内容は少ないため、費用の適正化や減額交渉の対象とできる可能性があります。原状回復工事の見積書を早めに取得し、減額交渉の専門家に相談できるようスケジュールに余裕を持っておくとよいでしょう。

オフィス移転は不要なものをまとめて整理する絶好の機会ですので、廃棄で発生する費用も念頭に入れておきます。家具・什器類は移転先で使わないものは廃棄対象になります。ただし製品やグレードによっては中古買取の対象となる可能性があるので、買取業者への査定を依頼するのも手です。

社内で保管している書類も、移転の機会に保管・保存のルールを見直すことで、オフィスの有効活用が可能になります。

本社移転の場合、登記変更など各種申請作業が発生します。また、印刷物（封筒／名刺／ノベルティ／商品など）に本社住所が印字されているものも、忘れずに変更しなければなりません。

取引先に移転の案内状を作成・送付する場合は、作成から発送までの費用も発生します。移転タスクに追われて忘れがちですが、こうした諸費用も予算化しておきましょう。

もっともコストインパクトが大きくなりやすい費目が、オフィス家具・什器・備品類の購入費用です。メーカー、グレード変更、現オフィスで使用している家具類の転用を行うことで、大きなコストダウンにつながります。

支出形態も、リース契約やレンタル契約を活用することで一時的な費用負担の偏りを調整できます。

ビルグレードでの坪単価抑制は、毎月の家賃は当然のこと、敷金／仲介手数料の削減につながります。

このビルグレード、B工事・C工事の工事区分基準の自由度にも影響します。グレードの高いビルは人気物件のため貸主優位の条件になりがちですが、人気物件を避けることで借主がコスト調整をしやすい工事業者選定の自由度は高まり、B工事であっても良心的な価格になりやすい傾向があります。

移転前段階に検討すべき項目になりますが、そもそもの適正な床面積、座席数を見直すことで、オフィス移転規模の縮小も選択肢のひとつです。

最近はテレワークや在宅ワーク導入が進んでおり、単純な「作業の場」としてのオフィスは縮小傾向にあります。フリーアドレスの導入や座席共有を前提としたレイアウト・オフィス運用が可能となれば、多くの面積を圧縮することが可能です。

前借主の内装をそのまま引き継ぐ居ぬき物件は、設備／内装工事費を大幅に削減できる可能性があります。ただし引き渡し時に詳細な建築図・仕様書などがないケースもあり、入居後のメンテナンスなどでトラブルが発生する可能性があるため注意が必要です。

さらに自分たちが退去する際の原状回復工事は通常通り発生するので、その際の条件・制約は入居前に貸主と交渉する必要があります。居ぬきは引き渡し時の状態で入居することが前提のため、自社向けに使い勝手を変える改修工事を行う場合はかえって高額になるケースもあるため注意しましょう。

一般的になってきているレンタルオフィス／シェアオフィスは、設備・内装工事費を大幅に削減できるので、初期費用の削減に効果的です。

一方で月額費用は割高になるため、入居予定期間によって損得が変動します。一時的な仮利用や短期間での退去を想定している場合は検討してみましょう。

フリーレントは、貸主との交渉次第で1ヶ月～3ヶ月程度の家賃を削減できる可能性があります。もともと入居工事や退去時の原状回復工事の時期に、二重で家賃を払う借主の負担を削減するために貸主が設定することがあるサービスです。

空室率が低い貸主有利の市況での交渉は難しく、入居自体を断られる可能性もあります。しかし不景気や空室率が上昇した市況下では比較的融通が利きやすくなります。市場動向をにらみながら、慎重な交渉が必要です。

オフィス移転は確認・検討事項が多いため、なかなか条件を決めきれずに必要以上の労力が発生しがちです。

ゼロインは総務の総合サポート企業です。オフィス移転に際しては、提携する複数の不動産仲介会社からのオフィス物件情報取得、オフィス物件候補の内見同行、オフィスの広さや活用方法の具体的な検討に必要なテストフィット図面の作成、現在のオフィス費用と移転費用を比較したコストシミュレーションなど、オフィス移転の検討段階における悩みを無料でサポートしています。

また、オフィス移転の物件が決定した後の、移転に伴って発生する総務業務のアウトソーシングにも対応しています。オフィス移転では社内外の多くのステークホルダーに対して、さまざまな対応業務が発生します。通常の総務業務にくわえてオフィス移転業務が発生するため、移転プロジェクトに必要な半年から1年程度は総務に大きな負荷がかかります。こうした業務対応は、既存の総務体制のままでの対応は難しく、多くの企業が残業・土日出社での対応に苦慮しています。

オフィス移転の物件探しや、移転に伴う総務業務にお悩みの場合は、ゼロインにご相談ください。

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