月45時間の訪問対応で人事総務業務をスポットサポート

人事総務部は、日本と韓国の人事と総務を担当しています。また、当社は安全衛生を非常に重視しており、安全衛生に関しても人事総務部が担っています。私のほかに、派遣社員が日本に1人、韓国には正社員が3人おり、日本の派遣社員は人事と総務の業務を半々の割合で行っています。

ミッションは非常に明確でして、人事総務部以外の他部門の社員、すなわち社内顧客の満足度を高めることです。たとえば人事では、人員異動、人材開発、教育訓練、ヒューマントラブルへの対応。総務では、営業車両の手配、事故が起きた際の対応、コピー機、スマホ、社員証といった細かい備品の管理。そして安全衛生では、ヘルメットなどの安全グッズの発注や管理。夏場には、猛暑対策や熱中症対策なども行っています。

そうした業務の中で、ゼロインさんには人事1割、総務9割ほどの割合でサポートをお願いしています。人事については、社員名簿の管理や毎月の人事異動通知といった、人員管理に関わる業務をお願いしています。総務については、細かい業務をさまざま依頼しているのですが、代表的なものだと、営業車両やパソコン・スマホの管理業務をお願いしています。

社内の大きな組織変更が影響しています。私は2023年に入社したのですが、当初は横浜に工場があり、工場に総務担当者が2人、本社オフィスに人事総務の正社員が1人と総務の派遣社員が2人という体制でした。しかし、間もなく工場が閉鎖となり、社員数が約半数となったことで、私が人事総務を1人で担当する方針が本社から出されました。

しかし、業務ボリュームを考えると1人での対応は難しく、グローバルと交渉の結果、派遣社員を1人採用できました。ただ、安全衛生の業務ボリュームが非常に大きいためまだ人員が足りず、グローバル本社と再度交渉して業務委託導入の許可を得ました。
当社は派遣社員もヘッドカウントに入るので日本法人の独断で採用できないのですが、業務委託はヘッドカウントには入らないため交渉がスムーズでした。

委託先選定では、主に総務領域のアウトソーシング企業を探し、まずは大手企業2社に声をかけました。しかし、社員数が500人以上で、総務の定型業務が常時あるような大企業しかサポートしていないようで、「2人工以上の業務量でないと請けられません」という回答でした。当社の業務量を鑑みて、小回りの利きそうな会社を探していたところ、ゼロインさんを発見し、会社の規模感としても当社をサポートいただけるのではないかと思い、問い合わせました。

業務委託でも、2つの方法がありました。ゼロインさんのような法人と契約する方法と、個人と契約する方法です。実は退職した社員と業務委託契約を締結して、業務を3か月程度、委託していた時期もあります。

しかし、個人への委託では、他企業への就職や家庭の事情などで、持続的に業務を続けてもらえる保証はありません。実際、その方は3か月程度で転職され、業務をお願いできなくなりました。一方で、ゼロインさんのような法人への委託ですと、担当されている方がいなくなっても、組織でサポートいただけるので、継続性の観点から法人の方が良いと考えました。

特にありませんでした。ゼロインさんという会社と契約しているので、当社が期待する品質さえ満たしていれば、業務を行う方がどなたであろうが関係ないわけです。ゼロインさん社内でしっかりと品質の維持に取り組まれていると感じていますし、実際に業務を担当される方は当初から代わられていますが、品質の低下はまったく感じていません。

当社のような規模感の業務に対応いただけそうな会社はゼロインさん以外に見つからず、導入を具体的に検討したのはゼロインさんだけでした。ゼロインさんのように1人工でも対応可能なサービスは、中小企業にとって非常に使いやすいと感じます。

委託業務を明確にするにあたり、当社で業務リストを作成してゼロインさんにお見せしましたが、「この業務は対応できます。この業務は対応できません」と、レスポンス速く、細かなところまで整理いただけたことも印象的でした。それはおそらく、ゼロインさんの中にノウハウがあり、できる業務とできない業務の定義が決まっているので、導入のプロセスも早く進んだのではないかと思っています。そのため、まったく不安なく導入できました。

正直言うと、結構するのだなとは思いました。金額としては、派遣社員を採用するのとあまり変わりません。ただ、派遣社員は、直接雇用ではないですが、受け入れ企業としての責任があります。安全衛生もそうですし、派遣社員に対する人材開発義務もあります。しかし、業務委託ではそうした負担がありません。

また、当社に来ていただいている方はゼロインさんの正社員なので、ゼロインさん側にもさまざまなコストがかかっていることを考えると妥当な価格だなと思いました。

まずはルーチンの定型業務をしっかりと巻き取っていただくことです。そして、人事総務は社内顧客に奉仕する部署だと先ほどお伝えしたように、他部署からの問い合わせにもきちんと答えていただくことです。「業務委託のレスポンスが悪い。人事総務部が楽をしているだけではないか」と思われてしまうと、私の評判も悪くなってしまいますからね。そうした社内対応、問い合わせ対応も確実にやっていただくことを期待していました。

以前は、本社の人事総務部には私を入れて社員が4人いましたが、今では私と派遣社員の計2人とゼロインさんで対応できており、労務費の大幅な削減につながりました。社内リソースを省力化できたことが一番大きなメリットではないでしょうか。

また、私がルーチン業務を見なくて済むようになりました。もちろん業務委託なので当社からゼロインさんに直接の指揮命令はできませんが、派遣社員にゼロインさんとのやり取りを任せています。派遣社員の方もゼロインさんに来ていただいて、もともと担当していた総務領域の仕事が大幅に減り、助かっているようです。

業務はいつも丁寧に素早く対応いただいていますので、不安を感じたことはありません。私はゼロインさんの仕事を細かく見ていませんが、派遣社員や社内からクレームは来ていません。問題なく業務が回っていることが明らかですので、私としては安心していられます。

業務委託をきっかけに業務整理、棚卸ができたことは非常に良かったです。導入当時は、人事総務部の移行期とも重なっていたので複雑な状況でした。前任者の退職に伴い、総務業務を私と派遣社員で一時的に引き継ぎ、ゼロインさんにお渡ししていきました。

この引き継ぎ期間はとても短く、1か月程度しかありませんでした。そうしたときに業務委託も導入して、業務が混乱するのではないかと心配していたのですが、ゼロインさんへの移行はスムーズに進みました。

私は人事総務を長年担当していますが、総務のアウトソーシングを利用するのが実は初めてで、上手くいくのかなと少し心配していましたが、蓋を開ければ何にも問題なかったので非常に安心しました。

私が本来注力するべき、採用、教育、人材配置といった戦略的な人事業務に取り組むことができています。総務という仕事を軽んじるわけではありませんが、基本的に利益を生まない仕事です。

日常のルーチン業務を行う時間はありませんし、そうした業務は、ゼロインさんのような実績のある会社にお願いした方が効率的だと思っています。ゼロインさんを導入したことで、人事総務部として全体効率が上がっているはずです。

まず、商談時から委託が決まるまでの対応がきめ細かく、素早いところです。この素早さは、非常に重要だと思います。また、小回りが利いて、非常に痒いところまで手が届く印象を持ち、安心して依頼を決めることができました。

そして、何より1人工からサポートいただけるところですね。一度導入すればこちらから何か言うこともなくスムーズに業務が回っているので、コスパが良く安心してコア業務に注力できるようになります。

利益を生む人事総務づくりですね。たとえば、会社が100万円の利益を上げるためには、営業はその何倍もの売上をつくる必要があります。しかし、総務でオフィス周りの見直しに取り組むと、100万円を削減できる場合があります。それは営業社員1人の活躍と同じ価値であり、人事総務が利益に貢献できる部分です。

「これを削減したら、営業利益が100万円上がりますよね」という視点を常に持ち、利益にも貢献する人事総務であるべきだと私は思っています。人事観点でも、社員一人ひとりのアウトプットを高める研修を行うことで利益に貢献できます。

そうした利益を生む戦略的な仕事に集中するためにも、ゼロインさんのような会社に協力いただきながら、生産性の高い組織をつくっていきたいと思います。

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