近年、「戦略総務」という言葉を耳にする機会が増えてきたと思います。しかしながら、戦略総務とはどのような総務のあり方を示すのか、従来の総務とはどのような違いがあるのか、簡潔に説明できる方は少ないのではないでしょうか。
本記事では、総務を中心にバックオフィス業務のアウトソーシング、コンサルティングサービスを25年以上提供しているゼロインが、バックオフィス業務のアウトソーシングについての概要、アウトソーシングする際の注意点、導入事例まで幅広く解説します。バックオフィス業務をアウトソーシングするか検討されている方は、ぜひ参考にしてみてください。
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目次
戦略総務とは戦略総務と従来の総務との違い戦略総務が求められている背景戦略総務を実現するためのポイント戦略総務を実現するためのポイント1：経営層と現場をつなぐための行動をする戦略総務を実現するためのポイント2：社内外の情報収集を欠かさない戦略総務を実現するためのポイント3：外部ツールやアウトソーシングを活用する戦略総務を実現するならゼロインにお任せまとめ戦略総務とは、これまで総務が担当していた備品発注や郵便対応などのルーチン業務に加えて、会社が抱えている課題を総務の視点から能動的に解決していく取組も行う総務組織のことを指します。具体的には、業務改善や業務効率化の取組を行うことで、生産性の向上やコスト削減など、会社全体の成長に欠かせない行動を積極的に行います。総務は会社全体のルール作りや管理業務なども多く、会社へ与えられる影響力も強いため、戦略総務の重要性は少しずつ社会でも認知されてきています。
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戦略総務と従来の総務における違いは、主体的、能動的に会社の課題解決へ向けて動いていくスタンスやマインドにあります。従来の総務では、他部署をサポートする役割や、事務作業などのルーチン業務を求められることが大半でした。しかしながら、働き方改革や少子高齢化などの激しい社会変化が起きている近年では、総務が受動的なスタンスで業務を行っているだけでは、それらの社会変化に柔軟に対応することが難しくなっています。それらの変化に対応するため、主体的、能動的に動いていく総務が、従来の総務と異なる戦略総務なのです。
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戦略総務が求められている背景には、激しい社会変化があります。先ほど述べた、働き方改革や少子高齢化に加え、コロナ禍による働き方の多様化や、人材難なども影響しています。これらの要因により、社会変化に耐えながら、少ない人数の社員で、これまで以上の生産性が求められるようになりました。そんな中、総務や事務業務を専門に行うアウトソーシングサービスが拡充されてきました。そこで、アウトソーシングできる業務は積極的にアウトソーシングすることで、社員は社内の課題解決を行う業務や、戦略的な業務に集中する、戦略総務が求められるようになったのです。
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ここでは、戦略総務を実現するために意識しておくべきポイントを3つ紹介します。戦略総務の実現に向けて、まずはここで紹介するポイントを意識して、推進していくようにしましょう。
戦略総務を実現するための1つ目のポイントは、経営層と現場をつなぐための行動をすることです。戦略総務では、会社の経営課題から、現場で起きている課題まで、さまざまな課題の解決へ向けて行動することで、会社を成長に導きます。しかしながら、経営層と現場メンバーでは、抱えている課題感や視点が異なることが多くあり、すれ違いが生じてしまうことも珍しくありません。そのような事態を防ぐためにも、総務が橋渡し役となって、経営層と現場をつなぐために主体的に行動しましょう。
戦略総務を実現するための2つ目のポイントは、社内外の情報収集を欠かさないことです。戦略総務では、能動的に社内の課題解決を行うことが求められるため、社内で起きている事柄や、課題や悩みにつながりそうな情報を、日々キャッチアップしておく必要があります。また、社会変化や他社が取り組んでいる戦略総務の取組もチェックしておくことで、自社に足りていないことや、今後自社内でも発生しうる課題への解決方法を事前に認知しておくことができます。
戦略総務を実現するための3つ目のポイントは、外部ツールやアウトソーシングを活用することです。近年は、外部ツールやアウトソーシングサービスが拡充しており、総務業務すべてを自社の人材やノウハウのみで対応しなくても良い時代になりました。アウトソーシングサービスを積極的に活用することで、自社人材を戦略総務に集中させることが可能になります。また、アウトソーシング会社は、複数の顧客先で培った総務業務のノウハウや経験を豊富に持っているので、それらをもとにした戦略総務実現に向けたサポートを期待できます。
戦略総務の概要や、戦略総務が求められている背景について紹介してきましたが、社内のリソースやノウハウのみで戦略総務を実現するのは、とても難しいことです。そこでおすすめしたいのが、外部サービスの活用です。ゼロインでは、総務業務に関するコンサルティングサービスや、社員がコア業務に集中するためのアウトソーシングサービスを提供しています。戦略総務の実現に向けて動き出したい、戦略総務を実現するためにはなにをどのように進めていけば良いか分からない、など戦略総務に関するご相談は、是非ゼロインにお問い合わせください。
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戦略総務とは、これまで総務が担当していたルーチン業務だけでなく、会社が抱えている課題を総務の視点から能動的に解決していく取組も行う総務組織のことを指します。戦略総務が求められている背景には、近年の大きな社会変化や、アウトソーシングサービスといった外部リソースの拡充があります。会社を成長させていくためにも、戦略総務実現に向けた取組を始めましょう。
ゼロインは、創業以来25年以上をかけてさまざまな企業で培った、総務を中心とする豊富なバックオフィス業務のサポート経験があります。豊富な経験やノウハウに基づき、戦略総務実現に向けたサポートをすることが可能なので、戦略総務に関するお困りごとがあれば、まずはご相談ください。
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