昨今の人材難の世の中では、業務の標準化を行っておき、誰もが効率的に業務を行える環境を整えておくことが重要になってきています。では、業務の標準化によって得られる具体的なメリットにはどのようなことがあるのでしょうか。また、どのようなステップで進めていくと問題なく業務の標準化を行えるのでしょうか。
本記事では、総務を中心にバックオフィス業務のアウトソーシング、コンサルティングサービスを25年以上提供しているゼロインが、業務の標準化についての概要や、標準化を行う際の注意点について解説します。業務の標準化が進んでいないことに課題をお持ちの方は、ぜひ参考にしてみてください。
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目次
業務標準化とは業務標準化のメリット業務標準化のメリット1：業務品質の向上業務標準化のメリット2：生産性の向上業務標準化のメリット3：成果目標の明確化業務標準化を進めるステップ業務標準化のステップ1：業務の洗い出しと現状把握業務標準化のステップ2：標準化する業務の選定業務標準化のステップ3：業務フローの整理・最適化業務標準化のステップ4：業務のマニュアル作成業務標準化のステップ5：トラブル対応のマニュアル作成業務標準化のステップ6：定期的な見直しと改善業務標準化を成功させるための注意点業務標準化の注意点1：目的を事前に共有する業務標準化の注意点2：社内の意見を取り入れる業務標準化の注意点3：分析と改善を行う業務標準化をするならゼロインにお任せまとめ業務標準化とは、社員の誰もが、いつでも問題なく同じ成果を果たせるように、業務の手順や方法を統一しておく取組のことを指します。例えば、経理システムを活用しての領収書登録業務において、業務を標準化しておくことで、誰もが自分で業務を遂行できるようになり、経理担当者がいちいち業務を代行したり、都度確認をしたり、業務フローを説明したりする必要がなくなります。このように、業務標準化を行うことで、業務品質や生産性を向上させることが可能になります。
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業務標準化を行うことで得られるメリットはさまざまあります。ここでは、代表的な3つのメリットについて紹介します。
業務標準化を行うメリットの1つ目は、業務品質を向上させられることです。標準化を行うことで、誰もが同じように業務を行えるようになるため、特定の社員が担当することでミスやトラブルが発生するという事態がなくなります。そのため、全社的な業務品質が向上し、サービスや製品の品質も向上します。また、標準化を行っておくことで、新入社員も問題なく業務を遂行できる環境が整えられるので、社歴や業務歴によって、業務品質を低下させてしまうという事態を減らすことができます。
業務標準化を行うメリットの2つ目は、生産性を向上させられることです。業務を標準化することで、最適な業務フローを整えることができるため、各担当者が我流で行うことにより発生していた無駄な作業を無くすことができます。無駄な作業がなくなり、業務の効率化が進むことで、結果的に会社全体での生産性を向上させることができます。また、標準化を行っておくことで、業務の引き継ぎにかかる工数を減らすことができ、引き継ぎ期間における、引き継ぎ担当者の生産性を低下させてしまうことも少なくなります。
業務標準化を行うメリットの3つ目は、成果目標を明確化できることです。標準化を行うことで、業務の手順や役割が明確になり、担当者が業務の目的や目標を正しく理解できるようになります。また、成果目標が明確になることで、目標に対する評価も適切に下せるようになります。例えば、これまでは属人化しており、どの程度の成果を求めるのが適切なのか評価者が分かっていなかった業務についても、担当者全員における共通の業務プロセスが整うことで、平均的な成果目標数値を算出することができます。
ここでは、業務標準化を進める際の具体的なステップについて紹介します。どのように標準化を進めていけば良いか分からないという方は、こちらで紹介しているステップに従って標準化を進めてみましょう。
業務標準化を進める最初のステップは、現在どのような業務を行っているのか洗い出すことと、それぞれの業務が、どのような手順や方法で遂行されているかを把握することです。また、現状把握を通じて、業務における課題や無駄な作業を特定します。工数管理表など、具体的なデータや情報がある場合には、そちらも参考にし、業務の全体像を把握しましょう。
次に、標準化する業務を選定します。洗い出した業務の中から、重要度や効果の大きさを考慮し、標準化を行うべき業務を選ぶことが重要です。特に、顧客満足度や生産性の向上に直結する業務を重点的に選ぶと、効果を実感しやすいでしょう。また、複数の業務を同時に標準化する場合は、優先順位を付けながら進めていくことも必要です。
選定した業務のフローを整理し、最適化を行います。これまで行ってきた業務の流れや手順を明確にし、無駄な作業や重複作業を無くしていくことで、業務フローを最適化していきます。同じ業務でも、担当者によって、業務フローが異なることはしばしばあるので、それぞれの業務フローを突き合わせてみて最適なフローを作成しましょう。
フローを整理、最適化した業務のマニュアルを作成します。マニュアルには、業務の手順やルール、役割や責任を詳細に記載しておきます。マニュアルに書き出しておくことで、いつでも共通化された業務の行い方やルールを確認することができるようになります。そのため、新しい担当者が入ってきた際にも、レクチャーや育成で使用でき、業務引き継ぎの効率化にも役立ちます。マニュアルを作成することで、標準化した業務に対する認識を組織内で共通化しておきましょう。
基本的な業務のマニュアルを作成するだけでなく、トラブルやイレギュラーが発生した時のためのマニュアルも併せて作成しておきましょう。トラブル対応のマニュアルも作成しておくことで、業務の標準化がより効果的に機能します。具体的には、トラブル発生時の対応方法や確認先、解決策などを可能な限り記載し、迅速かつ適切な対応ができるようにしておきます。標準化を推進するためには、トラブル対応のマニュアル作成も忘れないようにしましょう。
業務標準化は一度行ったら終わりではありません。定期的に業務標準化の見直しと改善を行うことが重要です。マニュアルを作成していても、実際に運用してみると、思わぬところに抜け漏れがある場合もあります。また、同じ業務でも、システムに変更があったり、社内ルールが更新されたりすることもあるので、社内外の方針変更や、現場担当者の声もキャッチアップしながら、常に業務を標準化した状態で保てるようにしましょう。
業務標準化を行っていく中で、注意しておくべきことがいくつかあります。標準化を成功させるためにも、注意点を意識しながら取り組むようにしましょう。
業務標準化を行う際の1つ目の注意点は、標準化の目的を事前に共有することです。目的を明確にし、共有しておくことで、組織内のメンバーも協力して取り組みやすくなります。目的を伝えないまま、標準化の取組を推進しようとしても、自分たちにとってどのような効果やメリットがあるのか分からないので、積極的な協力を得られないこともあります。標準化を行う際は、組織で同じ目的に向かって進めていけるよう、事前に目的を共有しておきましょう。
業務標準化を行う際の2つ目の注意点は、社内の意見を取り入れながら進めていくことです。業務に関する実務経験やノウハウを一番持っているのは、現場で対応している担当者です。そのため、現場担当者の意見や提案を積極的に取り入れていくことで、標準化の質を向上させたり、取組のスピードを速めたりすることができます。社内の意見を取り入れるために、定期的なミーティングやワークショップの場を設けたり、アンケートやフィードバックの機会を与えたりしましょう。意見を取り入れていくことで、担当者も主体的に取り組んでくれるようになることも期待できます。
業務標準化を行う際の3つ目の注意点は、業務標準化を行った後に分析と改善を行うことです。業務標準化は一度行って終わりと考えがちですが、実際に運用してみる中で、本当に標準化ができているのか、改善するべきところはないか、常に意識しておくことが大切です。標準化した業務の担当者へヒアリングを行ったり、標準化前後での業務工数の増減やミス・トラブルの発生頻度を確認したりすることで、実際に標準化の効果が見られるのかを客観的に判断しましょう。効果が見られない場合には、ヒアリング結果などをもとに改善を重ねて、適切に業務を標準化していきましょう。
業務標準化によるメリットや、業務標準化を進めるステップについて紹介してきましたが、実際に社内で日常業務を行いながら、標準化の取組も行うというのは、とてもパワーがかかることです。そこでおすすめしたいのが、外部サービスの活用です。ゼロインでは、総務業務の標準化を行うためのコンサルティングサービスや、社員がコア業務に集中するためのアウトソーシングサービスを提供しています。業務標準化がうまくいかなかった場合や、社内での標準化の取組推進が難しいと感じている場合には、是非ゼロインにご相談ください。
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業務標準化とは、社員の誰もが、いつでも問題なく同じ成果を果たせるように、業務の手順や方法を統一しておく取組のことを指します。業務標準化を行うことで、業務品質の向上、生産性の向上、成果目標の明確化など、大きなメリットが得られます。しかしながら、やみくもに標準化を行おうとしても、うまく進まないことも多いため、適切なステップに従って進めていくことや、注意点を意識しておくことが重要になります。
ゼロインは、創業以来25年以上をかけてさまざまな企業で培った、総務を中心とする豊富なバックオフィス業務のサポート経験があります。豊富な経験やノウハウに基づき、業務標準化をサポートすることも可能なので、業務標準化に関するお困りごとがあれば、まずはご相談ください。
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