中小企業を経営していく上で、総務の役割は欠かせません。しかし、中小企業では多くの場合、間接部門に多くの人員を抱える余裕はなく、専任の総務担当者がいない会社や1人で対応している会社が散見されます。総務にはミスやトラブルが許されない業務も多く、重要視していないと企業運営において大きな損害をもたらす可能性があります。そうした総務ですが、アウトソーシングを導入することで、効率的な会社運営を実現できるようになります。
本記事では、総務のアウトソーシング、コンサルティングサービスを25年以上提供しているゼロインが、中小企業における総務アウトソーシングの概要、中小企業で総務アウトソーシングを活用するべき理由について解説します。総務をアウトソーシングするか検討されている中小企業の方は、ぜひ参考にしてみてください。
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目次
中小企業において総務アウトソーシングが必要な理由中小企業で起こりがちな総務の課題中小企業で起こりがちな総務の課題1：社長が総務業務を担当している中小企業で起こりがちな総務の課題2：業務の属人化が進んでいる中小企業で起こりがちな総務の課題3：業務効率が悪い中小企業が総務アウトソーシングを活用するメリット中小企業が総務アウトソーシングを活用するメリット1：コア業務に専念できる中小企業が総務アウトソーシングを活用するメリット2：業務を可視化できる中小企業が総務アウトソーシングを活用するメリット3：業務効率を高められる中小企業における総務アウトソーシング導入のポイント中小企業における総務アウトソーシング導入のポイント1：自社の経営方針やスタンスにフィットしそうか中小企業における総務アウトソーシング導入のポイント2：中小企業でのサポート実績があるか中小企業における総務アウトソーシング導入のポイント3：セキュリティ対策への取組が適切かまとめ近年、業務効率化や生産性向上、従業員のやりがい向上を目的として、アウトソーシングを活用する企業が増えています。アウトソーシングは、社内における業務の一部から全部を、外部の専門企業に委託するサービスです。
社会全体の慢性的な人手不足の影響もあり、中小企業は人材が集まりにくく、総務の担当者がいない場合や、1人で総務業務をすべて行っているというケースも少なくありません。
総務業務は、定型業務の割合が多い一方で、業務内容が煩雑、意外と手間や時間が必要、ミスは許されない、といった点が特徴です。そして、総務業務は売上や利益には直接関与しないものの、安定的に会社を運営するために不可欠な存在です。
こうした背景から、中小企業は総務アウトソーシングの積極的な検討が必要だと考えられます。
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中小企業では、総務の専任担当者がいない場合や、少数で総務を担当しているケースがよくあります。そのため、中小企業の総務には多くの課題があり、企業運営に悪影響を及ぼすことも考えられます。ここでは、中小企業によく見られる総務の課題について紹介します。
人的資源が少ない中小企業では、社長が総務や雑務まで兼務して対応していることがしばしばあります。しかし、社長が行うべきなのは、経営計画や事業計画の策定、資金調達など、企業の成長を推進する役割です。社長が総務の仕事に手を取られていると、企業は成長するどころか、倒産の可能性すらあります。
同じく人的資源が少ない中小企業では、総務担当者が少数であることが多く、1人がすべての総務業務を行っていることも珍しくありません。仮に担当者の急な退職が発生した際には、業務を網羅的に引き継ぐことは難しいと考えられます。業務が特定の1人に依存した状態を業務の属人化と言い、企業を安定的に運営していく上では、無視できない大きな課題となります。
総務専任の担当者がいない場合は、手の空いている人が片手間で総務業務を行うことになるので、業務効率が低下します。また、総務業務には、イレギュラーやトラブルが発生する可能性もあるため、ミスが頻発するリスクも抱えており、余計に業務の効率が悪化してしまいます。加えて、総務を兼務して行っている場合、自身が本来行わなければならない業務の効率まで低下してしまいます。
このように中小企業の総務には、根深い課題があります。これらの課題を自社人材だけで解決しようとすると、労力や時間がかかるだけでなく、余計な固定費の発生、さらに他の業務でも新たな課題が発生する可能性すらあります。そうした際に有効な手法の一つが、総務アウトソーシングの活用です。次に、総務をアウトソーシングすることで得られるメリットを解説します。
総務業務は大きく分けると、「日常業務」「管理業務」「戦略業務」に分類することができます。
日常業務：ルーチン化・標準化され、手順を教えることで誰でも遂行できる業務
管理業務：一定の経験や知識が求められるが、ルールをもとに判断できる業務
戦略業務：多様な経験や深い知識が求められ、正解がない中で役職者の決裁や意思決定が必要な業務
この3つの総務業務のうち、日常業務と管理業務を指すノンコア業務をアウトソーシングすることで、人的資源が限られた中、自社人材を戦略業務（コア業務）に集中させることができます。
業務をアウトソーシングする際には、どの業務を依頼するのかをアウトソーシング企業と確認するので、現在の総務業務を外部視点も交えて可視化することができます。さらに、業務の可視化や業務整理を得意としているアウトソーシング企業もあるため、これまで属人化していた業務を標準化することも可能です。
アウトソーシング企業は、他社のノウハウや高いスキルをもっているため、自社人材が行う場合よりも効率よく業務を行ってくれます。また、総務をアウトソーシングすることにより、自社人材はこれまで総務業務に充てていた時間を自身のコア業務に充てることができるため、会社全体としても業務効率を高めることが可能になります。
世の中には、総務のアウトソーシングサービスを提供している企業が複数あります。そのため、アウトソーシングを活用する際に、検討しておくべきポイントがいくつかあります。ここでは、総務のアウトソーシングを活用する際の注意点について解説します。
アウトソーシング企業の選定時には、依頼したい業務に対応しているか、問題なく運用してくれるか、といった実務の話ばかりに注意が向きがちです。しかし、経営においても大きな役割を果たす総務のアウトソーシングでは、会社の方針やビジョンとの相性を考えることも重要です。特に、経営者と従業員の距離が近い中小企業では、アウトソーシングパートナーも含め、ビジョンを共有して成長していける関係性を構築することが重要になります。
過去の実績は非常に大切なポイントです。請け負ってきた実績が多いということは、多数の企業が信頼してその企業に委託している証明になるので安心できます。数多くの案件を経験してきた企業だからこそ、豊富なノウハウにもとづくサービス品質を期待できます。
しかし、アウトソーシング企業によっては、大企業のみにサービスを提供している場合もあるため、自身の企業と同規模の中小企業で、サポートした実績があるかを確認しておくことが大切です。
総務では、機密情報を扱う機会が数多くあります。そのため、アウトソーシング企業のセキュリティ対策を事前に確認しておくことが欠かせません。情報漏洩を防止するためにどのような対策を行っているのか、機密情報にアクセスする端末やネットワークの管理はどのように行っているのか、必ず事前に確認しておきましょう。プライバシーマークを取得しているかどうかも判断基準の一つとして、確認事項に入れておくと良いでしょう。
人手不足の影響もあり、中小企業では、総務に関する課題が少なくありません。それらの課題は、企業運営にまで悪影響を及ぼすことも考えられます。そこで、中小企業の総務における課題解決のために有効なのが、総務アウトソーシングです。
ゼロインは、創業以来25年以上をかけてさまざまな企業で培った、豊富な総務業務のサポート経験があります。柔軟な業務対応範囲とホスピタリティの高さ、委託範囲を明確化するための業務整理や、業務設計力が強みです。総務業務に関するお困りごとがあれば、まずはご相談ください。
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