バックオフィスを外注するメリットとは？導入の流れや事例を詳しく解説

バックオフィスとは、総務、経理、人事、労務など、顧客対応を主として行わない業務、職種、部署の総称です。バックオフィスは、顧客と直接やり取りを行うフロントオフィスの担当者が円滑に業務を進められるよう、後方からサポートします。バックオフィスが適切に機能することでフロントオフィスは顧客との取引に集中できるようになり、売上・利益の向上が見込めます。つまり、バックオフィスの存在は事業成長や会社経営に欠かせない重要な役割と言えるでしょう。

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バックオフィス業務はどのような流れで外注するのでしょうか。ここでは、一般的な外注の流れについて4段階に分けて解説します。

バックオフィス業務の中で、外注する業務を整理します。業務の洗い出しを行い、それぞれの業務の内容やプロセスを把握します。そして、各業務に対して、重要度や優先度、効率性などを評価し、どの業務がコア業務であり、どの業務を外注の対象とするかを明確にします。

信頼性、実績、専門知識、価格、提供されるサービスなどの選定基準を評価し、複数の候補を比較検討します。検討後、選定基準に最適な外注先企業を選定します。

バックオフィス業務の外注を進めるにあたり、業務設計や事前準備などのすり合わせを外注先企業と一緒に行います。運用準備をおろそかにすると、運用開始後に、ミス・トラブルやパートナーとの認識の齟齬が生じやすいので、注意が必要です。

運用準備をもとに、業務の外注を開始します。運用を行っていく中で、業務の代行だけでなく、運営体制や業務内容について定期的に協議し、改善サイクルを回しながら品質を向上させます。

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バックオフィス業務を外注する際には、メリットとデメリットが生じます。ここでは、バックオフィス業務を外注することで得られるメリットについて解説します。

バックオフィス業務は大きく分けると、「日常業務」「管理業務」「戦略業務」の3つに分類することができます。

日常業務：ルーチン化・標準化され、手順を教えることで誰でも遂行できる業務

管理業務：一定の経験や知識が求められるが、一定のルールをもとに判断できる業務

戦略業務：多様な経験や深い知識が求められ、正解がない中で役職者の決裁や意思決定が必要な業務

この3つのバックオフィス業務のうち、日常業務と管理業務を指すノンコア業務を外注することで、自社人材が企業成長を推進する戦略業務（コア業務）に集中できるようになります。

業務を外注することで、採用や教育にかかるコスト、管理・監督のためのマネジメントコストを抑えることができます。

基本的に、業務を外注する際は、雇用契約ではなく業務委託契約が結ばれます。つまり、自社で従業員を雇用する際に通常発生する費用は、外注先企業が負担することになります。給与は当然のこと、社会保険料や福利厚生費も不要のため、業務を外注することで固定費を大幅に削減できます。

また直接雇用する場合、退職や休職が発生すると、その都度、補充が必要になりますが、外注であれば外注先企業が代替リソースをすぐに提供してくれます。

多くの場合、自社で人を雇用するよりも、業務を外注する方がトータルコストでは安くなるはずです。

バックオフィス業務をサポートしている企業は、多くの企業にサービスを提供しているため、さまざまなバックオフィス業務のノウハウをもっています。蓄積されたノウハウをもとに、受託業務を見直し、業務整理や業務改善を行うことで、効率的かつ効果的に業務をこなします。

サポート企業の中には、単純に業務を代行するだけではなく、スペシャリストが業務改善や体制構築のレクチャーまで行うサービスもあり、業務について多様な角度から見直すこともできます。この点は、自社内のみでの運用では得られないメリットです。業務を外注することで、業務品質を向上させましょう。

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次に、バックオフィス業務を外注することで生じる可能性があるデメリットについて解説します。

バックオフィス業務をすべて外注していると、自社にノウハウが蓄積されない恐れがあります。外注先企業によっては、業務マニュアルなどは自社の成果物として、顧客先に渡さない会社もあります。

将来的に社内での内製化を想定している業務の場合、外注先にすべて任せていると、その業務について経験値のある人員が自社で育ちません。この変化の激しい時代、外注先企業の倒産や事業からの撤退リスクもあります。このようなリスクも理解したうえで、どのように活用するか、自社従業員をどのように関わらせるかを検討する必要があります。

ブラックボックス化とは、業務プロセスを知っている人が特定の人に限定され、いわゆる属人化を引き起こしている状態です。ブラックボックス化に陥ってしまうと、業務がどのように行われているのか把握できなくなります。

問題なく業務が遂行されていれば良いのですが、トラブルが起きたときに対処法がわからなかったり、トラブルが解消されるまでに時間がかかったりする恐れがあります。さらに、ブラックボックス化は不正につながるリスクもあります。バックオフィス業務を外注する際には、業務マニュアルの明示や定期的な報告を外注先企業に求めることが重要です。

自社の機密情報が外部に漏れてしまうことは、大きなリスクです。情報漏洩による企業の信頼失墜や、それに伴う損害賠償等の損失など、周囲への影響は計り知れません。外注先企業側では、基本的に情報漏洩防止ルールを設定していますが、その基準は企業によりけりです。

近年では、悪意を持った第三者によるサーバー攻撃も増えています。そのため、故意・過失による漏洩でなくても、情報が漏洩する恐れは常に存在しています。バックオフィス業務の外注を検討する際には、委託する業務や、取り扱う情報を精査し、アクセス権限の設定や、外注先企業の管理体制を把握するようにしましょう。

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世の中には、バックオフィスのサポートサービスを提供している企業が複数あります。そのため、バックオフィス業務を外注する際には基準にするべきポイントがいくつかあります。ここではバックオフィス業務の外注を成功させるためのポイントについて解説します。

外注先企業の選定時には、依頼したい業務に対応しているか、問題なく運用してくれるか、といった実務の話ばかりに注意が向きがちです。しかし、経営においても大きな役割を果たすバックオフィス業務の外注では、会社の方針やビジョンとの相性を考えることも重要です。一緒にビジョンを共有しながら成長していける外注先企業に依頼しましょう。

バックオフィスには、さまざまな業務があります。サポートしてくれる業務の範囲は、企業によって異なります。そのため、外注したいと考えている業務に対応している外注先企業を選びましょう。また、バックオフィス業務は、ピンポイントでの業務ばかりではなく、複数の役割をまたぐ業務も数多くあるため、依頼したい業務をまとめて任せることができる外注先企業を選定することがおすすめです。

過去の実績は非常に大切なポイントです。請け負ってきた実績が多いということは、多数の企業が信頼してその企業に外注している証明になるので安心できます。数多くの案件を経験してきた企業だからこそ、豊富なノウハウにもとづくサービス品質を期待できます。

また、具体的な活用事例も確認しておくことが大切です。サービスを実際に利用した顧客の話やプロジェクト内容から、その企業が信用できるか、パートナーとしてどうか、などが判断できます。

バックオフィス業務では、機密情報を扱う機会が数多くあります。そのため、外注先企業のセキュリティ対策を事前に確認しておくことが欠かせません。情報漏洩を防止するためにどのような対策を行っているのか、機密情報にアクセスする端末やネットワークの管理はどのように行っているのか、必ず事前に確認しておきましょう。プライバシーマークを取得しているかどうかも判断基準の一つとして、確認事項に入れておくと良いでしょう。

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実際にゼロインがバックオフィスサポートサービスを提供した事例の一部を紹介します。

フラッシュメモリとSSDのリーディングカンパニーであるキオクシア株式会社。株式会社東芝からメモリ事業の分社化（東芝メモリ株式会社）、東芝グループからの独立、社名変更を経て現在に至ります。

ゼロインは現在、キオクシア株式会社の人事総務部において、総務カウンター業務と採用業務を計8名体制でお手伝いしています。

分社化・独立によりキオクシア独自の総務機能の立ち上げが急務となった2017年10月からサポートを開始し、総務組織の立ち上げ、本社オフィス移転、総務カウンターの立ち上げと、業務整理・標準化と実行の両軸で伴走しながらサポート範囲を拡大してきました。

キオクシア株式会様における総務アウトソーシング事例詳細はこちら
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EC物流、輸配送、倉庫、流通加工など、顧客のあらゆる物流ニーズに応える、総合物流企業のSBSホールディングス株式会社。2003年の上場以来、国内大手企業の元物流子会社を中心に30社以上のM&Aを行いながら、物流業界の中で大きな成長を遂げています。

こうした会社の規模拡大を受けて、2022年3月には本社とグループ会社16社の計1,500人が一か所に集結する「統合移転」を行いました。

ゼロインはこの統合移転において、移転に伴う総務業務の代行から、新オフィスにおけるサービスカウンター立ち上げやオフィス運用ルール設計・実装サポートまで、設計と実行の両軸で伴走しました。

SBSホールディングス株式会社様における総務アウトソーシング事例詳細はこちら
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ドイツに本社を置く総合化学企業のBASFジャパン株式会社。「We create chemistry for a sustainable future（持続可能な将来のために、私たちは化学でいい関係をつくります）」を企業目的（パーパス）とし、自動車、建設、医薬品・医療機器、電機・電子、包装材、パーソナルケア・ホームケア、農業・食品など、ほぼすべての産業に化学製品とソリューションを提供しています。

ゼロインは現在、BASFジャパン株式会社のリアルエステート部において、メール室業務やオフィス管理業務、社員の問い合わせ対応を行う通称「FM（ファシリティマネジメント）ポイント」の運用を計3名体制でお手伝いしています。

このFMポイントは、以前は別のアウトソーシング企業が受託していました。しかし、グローバルの組織再編によりFMポイントを含めた ファシリティマネジメント業務・体制の見直しが行われ、2022年5月にゼロインが前の委託先から引き継ぐ形でサポートを開始しました。

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バックオフィスは、会社運営に欠かせない業務を幅広く担当する全社組織です。未来を見据えた戦略的な施策に取り組む「攻め」の役割と、社員が戦略業務や企画業務に注力できる環境を維持、継続する「守り」の役割を持ち、経営と現場をつなぎながら、ビジョンの実現に向けた推進役を担います。

しかし、日常的に発生する作業やトラブル対応に追われ、戦略的な業務に手がつけられない企業や、退職、採用の繰り返しで人手不足が常態化する企業も少なくありません。また、効率性を求めた結果、属人的になり、業務の全体像や適切な体制が見えないブラックボックス化に頭を悩ませる企業も数多く見てきました。

ゼロインは、「ありたい姿」をお客様とともに描き、その実現に向けた業務設計・体制構築、そして実行支援までの伴走を強みとしたバックオフィスアウトソーシング、コンサルティング企業です。お客様の目的に寄り添いながら、バックオフィスにおける専門性不足、リソース不足の問題を解消することで、「攻め」と「守り」を両立する戦略的なバックオフィス組織への変革、改善を実現しています。

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バックオフィス業務を外注することは、業務効率化や生産性向上に有効な手段です。バックオフィスには煩雑な業務や、部門を横断する業務も多くあるため、バックオフィス業務をまとめて外注することで、社内の人員がコア業務に集中することができます。

ゼロインは、創業以来25年以上をかけてさまざまな企業で培った、総務を中心とする豊富なバックオフィス業務のサポート経験があります。柔軟な業務対応範囲とホスピタリティの高さ、委託範囲を明確化するための業務整理や、業務設計力が強みです。バックオフィス業務に関するお困りごとがあれば、まずはご相談ください。

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