運営事務局とは、社内プロジェクトを行う際に、一般的な事務作業や手続きを行うことで、プロジェクトの進行をサポートする部門や役割のことです。そんな重要な役割をもつ事務局ですが、実は事務局業務を代行してくれるサービスがあります。では、事務局代行サービスとは、具体的にはどのような業務を代行してくれるのでしょうか。また、さまざまな会社がある中で、どのような基準で代行会社を選定するのが良いのでしょうか。
本記事では、研修やセミナーの事務局代行を数多く行っているゼロインが、事務局代行サービスで依頼できる業務内容や、代行を依頼するメリット・デメリットだけでなく、どのようなポイントを押さえると、代行会社を選ぶ際に失敗しないかを解説します。社内プロジェクトにおいて、事務局代行サービスを活用しようと考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。
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目次
事務局代行サービスとは事務局の種類事務局の種類1：研修・セミナー事務局の種類2：防災訓練事務局の種類3：キャンペーン事務局の種類4：学会事務局代行サービスに依頼できる業務事務局代行サービスに依頼できる業務1：事前準備事務局代行サービスに依頼できる業務2：本番当日事務局代行サービスに依頼できる業務3：事後対応事務局代行サービスを導入するメリット事務局代行サービスを導入するメリット1：担当者の負担を軽減できる事務局代行サービスを導入するメリット2：蓄積したノウハウをもとに業務を代行してもらえる事務局代行サービスを導入するデメリット事務局代行サービスを導入するデメリット1：社内に事務局運営のノウハウが蓄積しない事務局代行サービスを導入するデメリット2：外注コストが発生する事務局代行サービス会社を選ぶポイント事務局代行サービス会社を選ぶポイント1：代行範囲の広さ事務局代行サービス会社を選ぶポイント2：代行実績の多さ事務局代行サービス会社を選ぶポイント3：セキュリティ対策の充実度まとめ事務局代行サービスとは、会社内での研修や防災訓練といった社内プロジェクトの準備や当日運営を担当する事務局の役割を代行してくれるサービスです。社内プロジェクトは、ミス・トラブルを発生させることなく進行することが求められるため、事務局の役割が欠かせません。しかし、事務局は当日の運営だけでなく、事前事後の対応も含めて業務内容が多岐にわたります。そのため、事務局を運営する際には、立ち上げ前に業務内容や進め方について、整理しておく必要があります。
そんなハードルが高い事務局運営ですが、事務局代行サービスをうまく活用すれば、スムーズな運営を行うことが可能です。社内プロジェクトを成功させるためにも、積極的に事務局代行サービスを活用しましょう。
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一言で事務局と言っても、事務局にはさまざまな種類があります。ここでは、代表的な事務局について紹介します。
企業が社内や社外へ向けて研修やセミナーを行う際に設置するのが、研修・セミナー事務局です。研修・セミナー事務局では、参加者が当日ストレスなく参加できるように準備や事後対応を行い、本番当日の効果を最大化することが重要になります。
企業が防災訓練を行う際に設置するのが、防災訓練事務局です。防災訓練に必要な備品の手配・管理や社員へのアナウンスなど、万が一に備えた対応ができるよう整備しておくことが重要になります。
企業がプレゼントキャンペーンやSNSキャンペーンを行う際に設置するのが、キャンペーン事務局です。キャンペーン事務局では、たくさんの応募者情報や配布物の管理をして、キャンペーンの効果を最大化することが重要になります。
大学や研究会が学会を行う際に設置するのが、学会事務局です。学会事務局では、学会員情報の登録・変更・更新や会計管理など、正しく最新である学会員情報を整理しておき、研究成果の発表に参加者が集中できる環境を整えておくことが重要になります。
種類によってさまざまな業務がある事務局ですが、どのような業務が代行サービスに依頼できるのでしょうか。ここでは、事務局の業務を、事前準備・本番当日・事後対応と3つの段階に分けて、具体的な業務を紹介します。代行会社によって、対応可能な業務は異なりますので、どの業務なら代行してもらえるかを事前にすり合わせしておきましょう。
事務局代行サービスには、メリットとデメリットがそれぞれ存在します。実際に、事務局代行サービスを活用するか判断するためにも、事前にメリットとデメリットを確認しておきましょう。まずは事務局代行サービスを導入するメリットについて解説します。
要するに、事務局代行サービスによって、担当者は本来のコア業務に集中でき、ストレスや負荷を軽減することができます。これにより、組織内における業務全体の効率と成果を向上させることができます。
事務局代行会社がもつノウハウと経験を活用することで、効率的で高品質な事務局業務の運用が可能となります。そのため、内部の担当者は、より戦略的な業務に注力でき、組織全体の成果を最大化できます。
続いて、事務局代行サービスを導入するデメリットについて解説します。事務局代行サービスを活用する際には、デメリットもあることを確認し、導入を検討しましょう。
このように、事務局代行サービスによって社内へノウハウが蓄積されないことで、依存度の高まりや理解不足などが発生する可能性があります。
外注コストの発生は、事務局代行サービスを検討する際に注意すべき要因の一つです。コストとメリットをバランス良く評価し、組織の戦略や予算に合致するかどうかを検討することが大切です。
事務局代行サービスには、メリットとデメリットがそれぞれあるため、活用を検討する際には、メリットとデメリットを総合的に評価することが重要です。その上で、事務局代行サービスを活用する際には、以下のポイントに気を付けて代行会社を選定しましょう。
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事務局代行サービスを提供している会社は複数あるので、自社のニーズに適した会社を選ぶ必要があります。ここでは、事務局代行会社を選定する際のポイントについて解説します。ここで述べるポイントも考慮したうえで、最適な会社を選ぶようにしましょう。
事務局業務には、事前準備・本番当日・事後対応と、それぞれの段階でさまざまな業務内容があります。代行会社のサービス範囲は、当日の立ち合いのみ対応可能、事務局の立ち上げサポートから対応可能、切り出しでの一部業務のみ対応可能といったように、会社ごとに異なります。そのため、自社の事務局において、どの業務やどこまでの範囲を代行してもらいたいのか整理しておく必要があります。その上で、代行してもらいたい業務や、代行してもらいたい範囲に対応している会社を選定することになります。
事務局運営には、多くの関係者がおり、外部からの参加者がいることも多いため、イレギュラーが多く発生します。イレギュラーが発生した際に、ミスやトラブルを起こさないためにも、現場慣れをしている代行実績が多い会社を選びましょう。また、事務局の中にも多くの種類があるため、自社で行う事務局の代行実績が多い会社を選ぶことも重要です。キャンペーン事務局の実績しかない代行会社に、防災訓練事務局の代行を依頼しても、高い効果や成果を得ることは難しいでしょう。
事務局業務では、参加者や会員の個人情報など、機密情報を扱う機会が数多くあります。そのため、代行会社のセキュリティ対策を事前に確認しておくことが欠かせません。情報漏洩を防止するためにどうような対策を行っているのか、機密情報にアクセスする端末やネットワークの管理はどのように行っているのか、必ず事前に確認しておきましょう。プライバシーマークを取得しているかどうかも判断基準の一つとして、確認事項に入れておくと良いでしょう。
事務局代行サービスとは、会社内での研修や防災訓練といった社内プロジェクトの準備・当日運営などの事務局業務を代行してくれるサービスです。事務局は、当日の運営だけでなく、事前事後の対応も含めて、業務内容が多岐にわたるため、社内プロジェクトには事務局の役割が欠かせません。社内プロジェクトを成功させるためにも、積極的に事務局代行サービスを活用しましょう。
事務局代行サービスは会社によって、対応可能な業務内容やサポート体制がさまざまです。そのため、事務局代行サービスを活用する際は、自社に合ったサポートをしてくれるかどうかをしっかりと確認してから依頼しましょう。
ゼロインは、多くの事務局運営のサポート経験があるだけでなく、創業以来25年以上をかけてさまざまな企業で培った、豊富な事務・総務業務のサポート経験があります。柔軟な業務対応範囲とホスピタリティの高さ、委託範囲を明確化するための業務整理や、業務設計力が強みです。事務局業務に関するお困りごとがあれば、まずはご相談ください。
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